Hvad er de bedste tip til opbevaring af lønninger?

Krav til opbevaring af lønninger varierer meget fra den ene jurisdiktion til den næste, så virksomhedsejere skal blive fortrolige med lovene i deres område.Nogle af de dokumenter, der muligvis skal bevares, bekymrer sig om lønningsafgifter, medarbejderfordele og registreringer af antallet af arbejdede timer.De bør også overveje at holde både digitale og papirkopier af lønningsregistre.Hvis det er muligt, skal papirdokumenter opbevares i et brandsikkert kabinet for at forhindre dem i at blive beskadiget.

Det er en god ide at finde ud af, hvor længe lønningsregistre muligvis skal opbevares.Dette kan variere fra det ene land til det næste og styres normalt af lokale indtægtsbureauer.Som regel skal de fleste poster tilbageholdes overalt fra fire til ti år efter, at transaktioner har fundet sted.

Virksomhedsejere skal også bestemme, hvilke specifikke lønningsregistre skal opbevares.Nogle vigtige kan omfatte dokumenter, der viser, at visse skatter blev tilbageholdt fra medarbejdernes løn.En person kan muligvis også holde fast i poster, der viser, hvor meget han blev betalt og antallet af arbejdede timer.Denne tilbageholdelsespraksis for lønningsrekord kan hjælpe med at bevise, at medarbejderne blev betalt mindst den lokale mindsteløn, hvis man eksisterer.Hvis virksomheden bidrager til en pensionskasse eller betaler en del af sine ansatteforsikringspræmier, bør dokumentation af dette også reddes.Hvis medarbejderne får betalt på provision, kan en vejleder muligvis også have selskabets salgsrapporter.

Både digitale og papirkopier af poster skal opbevares.Dette er, så der er en backup -fil, hvis et sæt poster ødelægges.Digitale poster skal holdes på aftagelige lagerenheder, såsom en back-up harddisk, disk eller flashdrev, ud over at have dem på en computerharddisk.Papirkopier skal låses i et brandsikkert skab beliggende i et område, der ikke er tilbøjelig til oversvømmelse, da dette kan hjælpe med at sikre sikkerheden i disse dokumenter.

Lønopbevaring af lønninger kan være en vigtig del af den regelmæssige drift af enhver virksomhed.Det er normalt let, hvis arbejdet holdes med regelmæssigt.At redde dokumenter på en ordnet måde og i den krævede tid kan redde en manager en hel del hjertesorg i tilfælde af en revision eller salg af virksomheden.