Hvad er de bedste tip til sporingsordre?

Det ville være vanskeligt at opretholde kontrol over lager såvel som produktomkostninger uden et godt indkøbsordre sporingssystem.Indkøbsordrer kan sendes, faxes, e-mailes eller blot kaldes ind til sælgeren.Der er elektroniske indkøbsordrer, normalt mellem virksomheder, såvel som den engangsformular, såsom dem, der bruges i detailforretninger.Nogle virksomheder bruger en tæppe indkøbsordre til at spore køb foretaget til bestemte kategorier af produkter.Et indkøbsordresporingssystem, uanset dets format, skal være designet til at give et firma den mest information til at tage gode købsbeslutninger.

En indkøbsordre er et kommercielt dokument, som et købsfirma sender til et salgsfirma, der angiver produkterne,mængder og pris.Det er en aftale og et juridisk tilbud om at købe produkter og/eller tjenester.Sporing af indkøbsordre er vigtig for den interne kontrol af et firma.

Formularen Indkøbsordre skal vise den krævede ordredato og dato, forsendelsesmetoden og leverandørnavnet og adressen.Det skal også indeholde det bestilte produkt, omkostningerne for hver vare og den samlede pris.Omsætningsafgift bør også inkluderes, hvis relevant.Elektronisk generation af indkøbsordreformer i nogle virksomheder kan også være bundet til lager for at opretholde en produktbalance.Mangel på disse oplysninger kan få virksomheden til at ende med for lidt lager og ikke være i stand til at imødekomme efterspørgslen fra sine kunder eller for meget lager, hvilket spilder plads og reducerer pengestrømmen.Et godt indkøbsordresporingssystem vil give et firma mulighed for øjeblikkeligt at se, hvad der er bestilt, og spore ordrernes status.

Et firma, der bruger et indkøbsordresporingssystem, skærer også ned på muligheden for medarbejderbedrageri.For eksempel er det vigtigt at have et forudindviklet nummer til hver indkøbsordre.Dette afværger muligheden for, at en medarbejder, der bestiller varer fra en leverandør og bruger produkterne til personlig fordel.

Ofte vil et firma bruge et automatiseret system til oprettelse og sporing af indkøbsordrer.På denne måde kan virksomheden opretholde et produktkatalog, der kan sorteres efter leverandør, produkt og pris.Derudover vil systemet producere en database til at gemme en liste over lager og konstant opdatere listen.Software er tilgængelig, der opretter indkøbsordreformularen, holder styr på udestående og udfyldte indkøbsordrer og analyserer endda købstendenser for at hjælpe med prisforhandlinger med leverandører.

Et indkøbsordresporingssystem centraliserer indkøb, som undgår dobbeltarbejde.Et elektronisk system vil også give en leverandørdatabase og tillade, at indkøbsordrer kan e-mailes for at eliminere overskydende papirarbejde.Indkøbsordrestyring giver virksomheden mulighed for at kontrollere sine køb og begrænse muligheden for tyveri