Hvad er de forskellige typer receptionistsoftware?
Der er flere forskellige slags opgaver, som receptionist -software kan udføre.Det kan hjælpe med at organisere meddelelser, holde styr på medarbejderne og styre indgående opkald.Der er også suiter af software, der gør det muligt for en bruger at integrere flere af disse funktioner i en pakke, og programmer, der administrerer receptionistfunktioner for specifikke brancher.
En af de enkleste slags receptionist -software er programmer, der organiserer meddelelser og sporer tilgængeligheden af medarbejderne.Disse programmer gør det muligt for receptionister at lave en elektronisk registrering af alle indgående meddelelser, herunder leveringstidspunktet til modtageren.De kan også have kalenderfunktioner, der giver aktuelle oplysninger om medarbejderplacering ud over at gøre det muligt for receptionister at foretage aftaler til andre.Nogle programmer integreres også med andre funktioner, såsom e -mail for at øge meddelelseseveringsevnen.
Der er også typer receptionist -software, der bruges til at spore og hjælpe telefonbrug i virksomheder, hvor der er et stort volumen af opkaldsaktivitet.Disse produkter består typisk af en skærm, der viser oplysninger om opkald og værktøjerne til at fremstille dem.Oplysninger kan omfatte det aktuelle nummer, opkald i køen og grundlæggende kundeoplysninger.Værktøjer kan omfatte alt, hvad der kan hjælpe med at ringe, såsom et tastatur, holde og hænge kapacitet og opkalderidentifikation (ID).
Receptionist -software, der hjælper en bruger med at ringe til et opkald, kan også udføre funktioner til andre linjer.Det kan kontrollere for at se, om en bestemt linje er gratis og automatisk overføre opkaldet eller sende det til voicemail.Denne kapacitet kan omfatte et eller flere lokationer, afhængigt af organisationens størrelse og kompleksitet.Nogle produkter muliggør også multi-line-funktionalitet, såsom muligheden for at oprette og moderate konferenceopkald.
Nogle slags receptionist-software er designet til at styre udfordringerne i en bestemt branche.For eksempel er der produkter til den medicinske industri, der har funktioner til behandling af patientpapir, der sender aftaler påmindelser og styring af selvbetjeningsmuligheder for patienter.Funktioner som disse er beregnet til at automatisere nogle af de mest gentagne aspekter af modtagelsesarbejdet i et bestemt område.
Uanset dens funktion, vil de fleste receptionist -software have en grafisk brugergrænseflade (GUI).Dette viser ofte alle de tilgængelige værktøjer på en skærm.Hvordan det er arrangeret, og hvor mange funktioner der er, varierer meget mellem forskellige produkter.For eksempel viser nogle slags software et opkald eller udvidelse ad gangen, mens andre viser flere udvidelser og deres status på en enkelt skærm.