Hvad er en budskabelon?

En budskabelon er et konturdokumentformat, der bruges af organisationer, der byder på enten til at modtage finansiering til et projekt eller til at vinde et kommercielt projekt.I nogle tilfælde er der en standardbudskabelon udstedt af organisationen, der overvejer de rivaliserende bud.I andre tilfælde kan budgivere have deres egne skabeloner, der bruges til at byde i flere scenarier.

Den enkleste form for budskabelon er det, der enten er inkluderet i kommercielt kontordokumentsoftware eller produceret uafhængigt.Normalt er dette simpelthen dokumenter, der inkluderer de fleste af de problemer, der er dækket af et formelt bud.I nogle tilfælde kan skabelonen indstilles til at arbejde med en firmatatabase, så computeren automatisk kan hente og indsætte de relevante oplysninger.Mens brug af denne form for skabelon kan være en enkel og nem mulighed, især for organisationer, der er kort på ressourcer, vil den ikke altid komme på tværs af al den information, som enten den budorganisation ønsker at give, eller som organisationen i betragtning af budene ønsker at modtage.

En anden mulighed er, at en organisation, der gennemfører flere bud med flere organisationer for at have sin egen budskabelon.Dette vil være et standarddokumentoversigt, der er tilgængeligt for og brugt af alt personale.Den største fordel ved dette er, at det gør det lettere for ledere og finansieringsafdelinger at gennemgå bud, før de godkender dem til indsendelse.Det sørger også for, at mindre erfarne personale sørger for at medtage alle de detaljer, som virksomheden mener er vigtige at nævne i bud.

I nogle tilfælde vil den organisation, der vil overveje, udstede sin egen standardbudskabelon.Dette vil sikre, at det modtager budene i et konsistent format, og at budgivere bliver bedt om de specifikke oplysninger, som organisationen har brug for for at vurdere hvert bud.Dette system kan være problematisk, hvis skabelonen kun fungerer korrekt, når det bruges i bestemte dokumentredigeringssoftware, især i tilfælde af en offentlig organisation, der kræves for at gøre sin budproces tilgængelig for alle budgivere.Sådanne skabeloner er også nødt til at give mulighed for en vis fleksibilitet til at håndtere budgivere, der skal give information, der ikke er dækket af formatet.

På trods af disse problemer, skal en organisation, der afgiver et bud, altid næsten altid bruge den medfølgende budskabelon.Hvis man ikke gør det, kan det betyde, at et bud automatisk afvises, især i tilfælde, hvor der er et stort antal budgivere.Tæt at studere og afslutte budskabelonen kan også give en vis indsigt i, hvad organisationen, der vurderer budene, leder efter, hvilket giver budgiveren en bedre chance for at skræddersy sit bud.