Hvad er et kickoff -møde?

Et kickoff -møde er et møde, hvor alle ansvarlige teammedlemmer er orienteret om et nyt projekt.Aktiviteter kan omfatte en diskussion af projektets intention, etablering af en tidslinje, deling af omkostninger og budgetbegrænsninger og tildeling af projektopgaver.Kickoff -møder inkluderer ofte teammedlemmer på tværs af flere funktionelle områder og kan også lejlighedsvis omfatte en klientrepræsentant.

Formålet med et kickoff -møde er at sikre, at et projekt går så glat som muligt ved at sikre, at alle teammedlemmer er påSamme side.Sådanne møder er en mulighed for projektlederen til at dele information om projektet.Dette kan omfatte hårde kendsgerninger, såsom en forfaldsdato, specifikationer og budget, men kan også omfatte bløde oplysninger såsom klientkonder og præferencer.

Projektlederen er ofte ansvarlig for at oprette et kickoff -møde.Hun tager normalt ejerskab af etablering og efter dagsordenen.Dette inkluderer planlægning af et tidspunkt, hvor alle krævede parter kan mødes;reservering af en placering;og i tilfælde af lange møder, der finder sted i en midt på dagen, og bestiller frokosttjeneste til teammedlemmer.

Under mødet tager projektlederen omhyggelige noter om alle diskuterede emner, beslutninger, der er truffet, og spørgsmål, der skal besvares på et senere tidspunkt.Hun vil være ansvarlig for at sikre, at alle interessenter er enige om vilkår, tidslinjer og omkostninger, og at de fuldt ud forstår, hvad der kræves af dem.Bagefter skal projektlederen straks distribuere klare, kortfattede mødebemærkninger.

En af de vigtigste funktioner på et kickoff -møde er at indstille en leverancerliste.Dette er en liste over alle elementer på grund af klienten og de specifikke handlinger, der er nødvendige for at imødekomme hver levering.For eksempel kan en klient, der kan leveres, være at fremstille et indgangsskilt til en detailplads.For at opnå dette skal skiltet designes, materialer skal hentes og bestilles, det skal produceres, kvaliteten skal verificeres, og skiltet skal sendes og/eller installeres.Indkøbsspecialisten kan ikke bestille materialer, før designeren designer skiltet, og hvis et af disse trin ikke er afsluttet efter planen, vil installationsprogrammet ikke være i stand til at opfylde forfaldsdatoen.

Tildeling af opgaver er meget vigtigt for processen, så detMødemeddelelser til et kickoff -møde skal indeholde en liste over handlingsartikler, forfaldsdatoer og ansvarlige parter.Hvis nogen part har et problem med forfaldsdatoer, specifikationer eller prisfastsættelse, er kickoff -mødet tid til at bringe det op.Dette møde giver et åbent forum for alle involverede parter for at sikre, at de får det, de har brug for for at producere et vellykket projekt.