Hvad er en foretrukken leverandørliste?

I de fleste store organisationer er indkøbsafdelingen ansvarlig for oprettelse og vedligeholdelse af den foretrukne leverandørliste.Denne liste leveres til afdelinger og købsofficerer til at hjælpe med ordreplaceringsaspektet af indkøb eller indkøb.Det primære formål med en foretrukken leverandørliste er at hjælpe købere med at vælge leverandører, der har afsluttet en grundig gennemgangsproces.

Den, der kræves for at tilføje en leverandør til den foretrukne leverandørliste, varierer efter organisation.Typisk bestemmes den tid, der kræves, og den type gennemgang bestemmes af dollarværdien af varen.De fleste virksomheder har en liste over råvarer, som de har brug for at købe regelmæssigt.I stedet for at udstede en anmodning om forslag (RFP) og vælge en leverandør, giver de en foretrukken leverandørliste til personalet.

Som et blødt minimum under denne gennemgangsproces identificeres det juridiske navn og adresse på leverandøren sammen med beskatningstal, råvarer, de tilbyder, eller tjenester.Mange virksomheder bruger en vurderingstjeneste, såsom Dunn og Bradstreet eller branche-specifikke ratingfirmaer for at bekræfte virksomhedens legitimitet og afgøre, om der er nogen kendte problemer med firmaet.

I de fleste virksomheder afsluttes en grundig gennemgang af sælgeren, før den føjes til den foretrukne leverandørliste.Det første trin i denne proces er indsendelse af en udfyldt anmodningsformular fra sælgeren.De krævede oplysninger kan omfatte en kopi af en regnskab, volumen af produceret materialer, kilder til dele, fagforeningstilknytning og en liste over virksomhedsledere.

Disse oplysninger gennemgås af indkøbsstabe, der er ansvarlige for at sikre, at de er nøjagtige.Ud over denne informationssamling kræver mange virksomheder en webstedsinspektion.Under denne proces tager et medlem af indkøbsafdelingen en detaljeret rundvisning i faciliteterne, mødes med personalet og gennemgår kvalitetssikringsprocedurerne.

Det er ikke ualmindeligt for virksomheder at revurdere den foretrukne leverandørliste hvert tredje til femte år.Formålet med inspektionen er at gennemgå eventuelle ændringer i procedurer, leverandører og anden relevant information.Hvis en virksomheds produktkvalitet mindskes, kan den fjernes fra den foretrukne leverandørliste.

Det er indkøbspersonalets ansvar at styre og overvåge leverandørens præstation.Rapporter om indkøbsaktivitet, fakturaer, problemer og forsendelser indsamles ofte kvartalsvis og gennemgås.Den kontinuerlige dedikation til leverandørstyring betragtes som en bedste praksis i indkøbsorganisationen.