Hvad er en indkøbsafdeling?

En indkøbsafdeling er en afdeling eller en sektion, der har ansvaret for at erhverve de nødvendige varer og tjenester, der kræves for at drive en virksomhed eller kommune.For at opfylde dette ansvar tildeles divisionen normalt myndighed til at forhandle leverandørkontrakter, begrænse købsbeløb og generere indkøbsordrer, der matcher godkendte rekvisitioner.En indkøbsafdeling kan også have tilladelse til at udstede anmodninger om forslag (RFP'er) for at identificere de bedste leverandører til en bestemt god eller service.Takket være moderne kommunikation er der en række fremragende e-indkøbssystemer, der kan hjælpe en opdeling i den daglige funktion af bestilling, sporing og modtagelse af disse varer og tjenester.

En af de største fordele ved en indkøbsafdeling er, at centralisering af erhvervelsesfunktionen gør det muligt at standardisere indkøbsprocedurer.Dette kan ofte føre til bedre kontrol af regnskabsprocessen, da al bestilling udføres gennem et centralt organ snarere end hver afdeling eller en afdeling af virksomheden eller andre enheder, der bestiller varer og tjenester på egen hånd.Med indkøb, der finder sted gennem en rørledning, er det meget lettere at holde styr på udgifterne og holde dem inden for grund.

En anden fordel for indkøbsafdelingen er muligheden for at foretage volumenkøb på varer, der er nødvendige i flere afdelinger.For eksempel kan indkøbssystemer, der kan spore brugen af kontorartikler i alle afdelinger, hjælpe med at bestemme, hvor mange papirrammer der er behov for for at holde virksomheden operationel inden for en given tidsramme.Ved hjælp af disse data kan de personer, der deltager i indkøb af indkøb, normalt kommandere en lavere enhedspris ved at placere en enkelt stor ordre hos en leverandør og dermed spare firmaets penge.Dette ville være svært at opnå uden en slags central indkøbsproces.

Det er ikke usædvanligt, at en indkøbsafdeling også inviterer leverandører til at deltage i en budproces for virksomhedens forretning.Dette betyder, at divisionen har evnen til at indlede og føre tilsyn med indkøbskontrakter, der låser særlige priser for forskellige varer og tjenester, i det mindste i en given periode.Afdelingen kan bruge denne model som en del af udbuddet af forsyninger eller endda opkøb af konstruktion, hvis virksomheden eller kommunen er involveret i et byggeprojekt.

Generelt er indkøbsprogrammer struktureret til at operere med integritet og ærlighed.Der er normalt en række kontroller og balancer indbygget i systemet for at gøre det vanskeligere at omgå etablerede procedurer, eller for folk, der arbejder inden for divisionen for at modtage særlig kompensation i bytte for en leverandørkontrakt.Som med enhver afdeling eller en afdeling, der handler med økonomi af enhver type, revideres en indkøbsafdeling regelmæssigt, normalt mindst en gang om året.Dette hjælper med at sikre, at procedurer følges, og at alle transaktioner udføres på en måde, der er både lovlig og etisk.