Hvad er et indkøbskontor?

Et indkøbskontor eller en afdeling er typisk organiseret inden for finansporteføljen i et stort firma eller organisation.Der er to organisatoriske strukturer, der bruges til indkøb: centraliseret og plantespecifik.I et centraliseret indkøbskontor administreres alle købsanmodninger og aktiviteter af en central administrativ gruppe.I en plantespecifik struktur har hver fysisk facilitet sit eget indkøbskontor.

Inden for den centraliserede indkøb er der typisk fem roller: køber, indkøbsofficer, indkøbschef, direktør og indkøbsanalytiker.Alle fem medlemmer af et indkøbsteam leverer tjenester til enhver afdeling inden for organisationsstrukturen.Afdelingsbrugere kan indsende deres købsanmodninger elektronisk eller via telefon, fax eller e -mail.Det centrale indkøbskontor er designet til at styre klientens krav, samtidig med at det sikrer overholdelse af indkøbspolitikken.

For at kvalificere sig til en stilling i indkøb er alle kandidater forpligtet til at gennemføre et minimumskolekollega -eksamensbevis i erhvervslivet eller indkøb.Professionel indkøbspersonale har typisk en professionel betegnelse, såsom certificeret indkøb Professional (CPP ).I den centraliserede model er køber en postniveau.Indkøbsofficer og analytiker er begge professionelle stillinger, med indkøbschef, der har tilsynsansvar.Indkøbsdirektøren sætter den strategiske retning og er involveret i forhandlinger med høj værdi.

I en plantespecifik struktur er den højest rangerede person på kontoret typisk en indkøbschef.Hver indkøbschef kan have en eller to indkøbsofficerer og flere købere på personalet.Det samlede antal ansatte afhænger af størrelsen på anlægget og indkøbsvolumen.Indkøbsledere rapporterer typisk til finansdirektøren eller controlleren inden for anlægget eller anlægget.

Uanset organisationsstrukturen er den primære opgave for indkøbspersonalet at finde den bedst mulige kombination af pris, kvalitet og service.Hvert medlem af kontoret forventes at yde service til sin klientgruppe, forstå krav og kommunikere med leverandørsamfundet.At finde de bedste leverandører og afslutte en indkøbsordre involverer en række trin designet til at sikre en åben, retfærdig proces.

Indkøbsanalyse er primært en central funktion og kan være organiseret som et ansvar for finansielle tjenester.Denne person opretter rapporter for at spore udgifter til aktivitet mod kontrakter, generelle udgifter og sikre politisk overholdelse.Yderligere uddannelse i statistik og datastyring kræves ofte i denne rolle.Disse rapporter leveres normalt til den øverste ledelse, både for at spore faktiske udgifter og for at overvåge ydelsen på indkøbskontoret.