Hvad er en professionel administrativ assistent?

Rollen som en professionel administrativ assistent er vigtig i driften af mange virksomheder.Selvom en professionel administrativ assistent har en tendens til at have lignende opgaver som enhver administrativ assistent, har han eller hun typisk flere års erfaring og/eller en collegeeksamen og vil ofte arbejde med ledere i virksomheden og kan også fungere som kontorchef.Administrative assistenters jobansvar er forskellige, men er ofte gejstlige.Hver administrativ assistent har brug for evnen til at arbejde godt med andre mennesker, have fremragende organisatoriske færdigheder og være dygtige til at skrive og arbejde på en computer.

Ifølge U.S. Department of Labor kan en professionel administrativ assistent arbejde på et kontorEnten i en administrativ eller gejstlig kapacitet, der sikrer, at virksomheden kører effektivt og effektivt.Nogle af deres opgaver kan omfatte styring af kommunikation mellem virksomheden, dets kunder og dens ansatte, såsom via mail, telefon eller e -mail;planlægning af møder;Indstilling af aftaler;holde omhyggelige arkiveringsregistre eller udvikle et arkiveringssystem;hjælpe andre medarbejdere med projekter eller forskning;og træffe rejsearrangementer.De fleste professionelle administrative assistenter udfører alle disse opgaver og mere.

Nogle yderligere ansvar kan omfatte ansættelse og uddannelse af nye medarbejdere, hjælpe kunder eller klienter, der kommer ind på kontoret og vedligeholde kontorets forsyninger.Dette kan betyde at tage lager af forsyninger og bestille, hvad der er nødvendigt, samt føre omhyggelige bogføringsregistre.En professionel administrativ assistent skal være fortrolig med teknologisk udstyr på kontoret og i stand til at udføre mindre reparationer eller til at beslutte, hvornår man skal ringe til nogen for at reparere et stykke udstyr.

En professionel administrativ assistent har brug for evnen til at arbejde uafhængigt og træffe beslutninger.Han eller hun bliver nødt til at beslutte, hvilke informationsstykker der skal videresendes til chefen, samt hvad der kan behandles uafhængigt.En administrativ assistent, der fungerer i en Office Manager -rolle, skal sørge for, at kontorpolitikker opretholdes, hvilket kan være med hensyn til spørgsmål såsom påklædningskode eller anmodet fritid.Det er også vigtigt at være sikker på, at kommandokæden følges, hvis kontoret er et mere formelt miljø.

Nogle professionelle administrative assistenter træner til at arbejde inden for specifikke områder, såsom det juridiske eller medicinske felt.Disse områder kræver generelt yderligere træning for at lære den specifikke terminologi og metodologi for det miljø, hvor de vil arbejde.Assistenter på disse felter betales ofte højere lønninger end i standardkontormiljøer.

Der er mange certifikatprogrammer og individuelle klasser til rådighed for at uddanne administrative assistenter.Disse typer træning og certificeringer kan se fremragende ud på en CV og forbedre chancerne for at blive ansat.Mange administrative assistenter lærer imidlertid simpelthen deres værdifulde færdigheder på jobbet og tjener rejser og kampagner gennem mange års pålidelig service.