Hvad er et projektforslag?

Projektforslag er dokumenter, der er designet til at præsentere en handlingsplan, skitsere grundene til, at handlingen er nødvendig, og overbeviser læseren om at blive enig med og godkende gennemførelsen af de handlinger, der er anbefalet i dokumentets krop.I mange tilfælde udarbejdes dokumentet som et svar på en anmodning om forslag (RFP), der udstedes af en nuværende eller potentiel klient.Imidlertid kan et dokument af denne type også være parat til at tjene et internt formål, især når nogen i virksomheden har en idé om, hvordan man gør virksomheden mere rentabel eller effektiv og har brug for tilladelse og opbakning til at gennemføre handlingen.

I enhver situation vil et projektforslag være klart arrangeret, så læserne kan følge en logisk udvikling af tanke til konklusionen.Mange eksempler på forslag tilbyder en grundlæggende retningslinje, der kan hjælpe endda begyndere med at komme i sving med effektiv forslagskrivning.Retningslinjerne identificerer normalt fem nøglekomponenter eller sektioner i ethvert projektforslag: introduktion, baggrund, strategi, budgettering eller finansiering og resultat.

Med den indledende del af et projektforslag er ideen at fortælle læserne, hvad projektet handler om, og hvorfor det er værd at tage sig tid til at overveje projektet i første omgang.I det væsentlige tjener dette afsnit til at validere den tid og kræfter, der bruges til at præsentere dataene, såvel som den tid, der kræves til at læse og overveje fordele og gennemførlighed af selve projektet.Introduktionen er ikke stedet at præsentere nødderne og bolte i projektet, kun for at etablere sit potentiale og dyrke nok interesse til at tilskynde læseren til at lære mere.

Baggrundsudviklerne på de grundlæggende punkter i introduktionen, der ofte citerer specifikke grundeHvorfor projektplanen er en god, baseret på historiske data, fremskrivninger af fremtidige behov og ydeevne og virksomhedens aktuelle omstændigheder.Baggrunden hjælper med at opbygge sagen for, hvordan projektet kan imødekomme de behov, der er opstået på grund af tidligere handlinger, mens de også forventer fremtidige behov og imødekommer dem rettidigt.For det meste vil baggrundsafsnittet fast konstatere, at der skal gøres noget og baner vejen for at lære, hvordan det kan opnås noget.

Med strategisektionen i projektforslaget er målet at skitsere alle procedurer, der er nødvendige for at gøre projektet vellykket.Ofte hjælper strategien med at definere kortsigtede og langsigtede mål for projektet, forklarer, hvordan man systematisk udfører hvert trin, og hvilken type afkast kan forventes fra indsatsen.Her begynder læseren at få en idé om, hvor vigtigt projektet er, og det potentiale, det har til at hjælpe virksomheden med at gøre bedre brug af tilgængelige ressourcer, mens han placerer sig for fremtiden.

Budgetafsnittet går ned på, hvad de fleste beslutningstagere skal vide, inden de godkender et projekt: Hvad er omkostningerne forbundet med gennemførelsen af projektforslaget.I dette afsnit skal detaljerne sikkerhedskopieres med fakta og tal, der er godt undersøgt og dækker ethvert tænkeligt aspekt af den finansiering, der er nødvendig for at lancere og vedligeholde projektet over tid.Mange forslag mislykkes her på grund af mangel på detaljer og understøttende bevis for de detaljer, der er inkluderet.Endelig peger projektforslaget på resultatet af implementering af projektet.Dette er det afsnit, hvor alle fordelene er beskrevet tydeligt.Fordelene kan omfatte sådanne genstande som reduktion af driftsomkostninger, øget den offentlige profil for virksomheden, generering af mere salg eller øget overskud på grund af mere effektiv brug af tilgængelige ressourcer.Som med budgetdetaljer er det vigtigt, at enhver navn, der er navngivet, kan understøttes af andre data for at blive overvejet alvorligt.

At skrive et forslag er undertiden lettere, når der leveres en formel RFP.Ofte vil RFP fastlægge det grundlæggendeStruktur af forslaget, giver uvurderlige ledetråde til specifikke oplysninger, der er af interesse for den potentielle klient, og definerer den rækkefølge, i hvilken data præsenteres.Når der leveres en RFP, er det vigtigt at følge dokumentets specifikationer til brevet.Ellers vil forslaget blive afsat, og en af de andre leverandører, der fulgte bestemmelserne nøje, vil blive tildelt virksomheden.