Hvad er et forslag om følgebrev?

Forslag Cover Letters er professionelle breve, der overføres til potentielle kunder sammen med afsluttede forretningsforslag.De bedste eksempler på et forslag om følgebrev er korte, personlige, men professionelle og hjælper med at tilskynde til en styrkelse af rapport mellem respondenten og modtageren.Der er flere grundlæggende elementer, der altid findes i denne type brev, såvel som nogle almindelige fejl at undgå.

En fejl, som mange forretningsfolk begår, er at bruge forslaget om følgebrev som en måde at opsummere indholdet af forslaget.Da mange forslagskabeloner inkluderer et resumé i slutningen af dokumentet, er dette ikke nødvendigt.Faktisk, inklusive denne type detaljer i følgebrevet, skaber en situation, hvor modtageren skal læse de samme oplysninger gentagne gange, en faktor, der kan have en negativ indflydelse på evalueringsprocessen.

En af de vigtigste ting at huske på, når man udarbejder et forslag om følgebrev er at holde det kort.Et organ på tre til fire korte afsnit er tilstrækkelig.Indstilling af denne type grænse for dig selv vil sikre, at du holder hele teksten på en enkelt side, hvorved man undgår fejlen ved at sende, hvad der svarer til et mini-forægt sammen med hoveddokumentet.

Åbningen af forslaget om følgebrev skal være kort.Brug det første afsnit til at takke modtageren for at give dig mulighed for at deltage i budforslagsprocessen.Det er også passende at betale et kompliment til strukturen i anmodningen om forslag eller RFP, at du blev leveret til at bruge som retningslinjer for forslaget og indsendelsesprocessen.Generelt kan dette opnås i tre til fire sætninger uden at overdrive tak.

Dit næste afsnit kan omfatte noget, der er personligt, men stadig professionelt.Hvis forslaget indsendes til en eksisterende kunde, er det passende at nævne, hvor meget du har haft det godt med klienten.I tilfælde, hvor forslaget går til et firma, som du aldrig har gjort forretninger før, skal du fokusere din opmærksomhed på den arbejdende rapport, der er etableret via telefonsamtaler, e -mails og andre kontakter, du har haft med dit primære kontaktpunktUnder udarbejdelsen af forslaget.Dette kan hjælpe med at forhindre, at brevet er for tørt, mens den stadig undgår fejlen ved at blive for personlig.

For at lukke dit forslag om følgebrev skal du angive dine forventninger til fremtiden.Dette kan omfatte det faktum, at du ser frem til at tjene virksomheden og nyde et langt samarbejde med den nye kunde.Dette afsnit skal demonstrere tillid til kvaliteten af de varer eller tjenester, du tilbyder, men ikke kaste nogen form for ambitioner om dine konkurrenter.Hold fokus på, hvor meget godt du kan gøre klienten, ikke hvor meget bedre du er end alle andre.

Skriv aldrig dit forslag om følgebrev, før selve forslaget er afsluttet.Dette skyldes, at du muligvis har et eller to sidste minutters interaktion med den modtager, der vil påvirke tonen og indholdet i dit brev.Under alle omstændigheder skal du altid sørge for, at strukturen i dit brev er i overensstemmelse med det, du ved om modtagerens virksomhedskultur, og vælg dine ord i overensstemmelse hermed.At holde denne faktor i tankerne er en subtil måde at udtrykke din respekt for den måde, de gør forretninger på uden at synes at være nedladende eller alt for udtryksfuld med komplimenterne.