Hvad er en evaluering af forslag?
En evaluering af forslag er en fem-trins proces, der bruges til at give en afbalanceret, upartisk gennemgang af et formelt forretningsforslag. Denne type proces findes oftest i indkøb eller kontraktstyringsafdelinger i store organisationer eller virksomheder. Det primære formål med evaluering af forslag er at sikre, at en retfærdig og gennemsigtig proces bruges til at vælge den vindende indsendelse. Dette er meget vigtigt, fordi der ofte kræves forslag til dyre projekter eller udgifter.
De fem trin, der bruges i evaluering af forslag, er: form et team til at gennemgå indsendelser, sikre overholdelse af kravene til indsendelse, gennemgå svar mod detaljer om udbudsdokumentet, tildele en vægt til hver kategori og score hver indsendelse. Forslaget med den højeste score er den succesrige byder. Når udvælgelsen er foretaget, informeres alle virksomheder, der fremlagde et forslag, om resultaterne. Ulykkende virksomheder har ret til at indgive en retssag, hvis de føler, at processen var partisk eller BRoke -kontraktloven.
Det første trin i en evalueringsproces for forslag er at danne et internt team, der er ansvarlig for at gennemgå indsendelser. Medlemskab af teamet skal være baseret på ekspertise inden for den relevante proces, relateret erfaring og en fast forståelse af indkøbsprocessen. I nogle organisationer er dette team involveret i at oprette anmodningen om forslag (RFP) eller udbudsdokument, der er distribueret til potentielle leverandører. Andre virksomheder kan beslutte, at det at have to separate teams fjerner muligheden for interessekonflikt og indblanding i det endelige valg.
Typisk gennemgår en indkøbsofficer eller RFP -koordinator alle indsendelser for at sikre fuldstændig overholdelse af alle krav. Dette er rent en administrativ kontrol for at sikre, at alle bud blev modtaget inden fristen, enhver påkrævet betaling blev behandlet, og at ingen sider eller dokumentermangler. Når denne check er afsluttet, fremsættes kopier af forslagene for hvert medlem af evalueringsteamet.
Holdmedlemmerne starter på den nye fase af forslagets evaluering ved at gennemgå hver enkelt respons og sammenligne det med RFP eller specifikationsdokumentet. Formålet med gennemgangen er at afgøre, om forslaget vedrører alle varerne i RFP. Elementer, der mangler, rapporteres undertiden til RFP-koordinatoren, der følger op med virksomheden for at kontrollere, om undladelsen er en gejstlig fejl, men i mange tilfælde udføres der ingen opfølgning.
Afhængig af teamets struktur tildeles en vægt til hver sektion af RFP. Nogle virksomheder træffer disse beslutninger som en gruppe, og andre giver hvert teammedlem mulighed for at træffe en uafhængig dom. Den samlede vægt skal tilføje op til 100, og kategorierne skal være baseret på de faktiske RFP -krav. Selvom nogle virksomheder tildeler vægt til kvaliteten af den faktiske indsendelse, gør det ikke mange, fordi dette eSsential tildeler point for at indsende et forslag.
Den sidste fase af evalueringen af forslaget er at tildele en score. Hvert teammedlem træffer en uafhængig beslutning og indsender sit scorecard til RFP -koordinatoren, der derefter udgør svarene og bestemmer det vellykkede forslag. Hele denne proces skal være gennemsigtig og forsvarlig ved en domstol som uvildig og retfærdig.