Hvad er en anmodning om bud?

Også kendt som en budanmodning er en anmodning om bud en formel anmodning om en leverandør til at afgive et bud til en potentiel kunde i håb om at sikre virksomheden for den enkelte, virksomhed eller non-profit organisation.Nogle gange omtalt som en anmodning om forslag eller RFP, inkluderer budanmodningen de vilkår og betingelser, der ville styre arbejdsforholdet, samt give prisfastsættelse, som udstederen sandsynligvis finder ønskelig.Mens bud kan være noget uformelle, er de ofte veldokumenterede og strukturerede på en måde, der giver den enhed, der anmoder om bud om at sammenligne alle indsendelser med relativ lethed.

Processen til oprettelse af en anmodning om bud er relativt ligetil.Den udstedende enhed identificerer, hvilke produkter der er nødvendige, inkluderer eventuelle detaljer om specielle applikationer eller funktioner, der kræves, og inviterer derefter udvalgte leverandører til at afgive et formelt bud på virksomheden.Normalt er der begrænsninger for, hvordan budet kan indsendes, og en forfaldsdato, hvorved udstederen skal modtage budet for at det skal overvejes.Undladelse af at følge de retningslinjer, der er indført af udstederen, fører normalt til automatisk udelukkelse fra overvejelse, når evalueringen af modtagne bud er i gang.

I hjertet af enhver anmodning om bud er prisfastsættelsen for hver vare eller tjeneste, der skal leveres i henhold til kontraktens betingelser.Prisfastsættelsescitater skal være klare, kortfattede og helt relevante for de angivne og underforståede behov hos bududstederen.Selvom der normalt er noget plads i svaret for leverandøren til at inkludere andre data, skal prisfastsættelsen altid præsenteres på en enkelt matrix, helst på en enkelt side, hvis det er muligt.Det er ikke usædvanligt, at matrixen er struktureret som en tilknytning til responsens hovedlegeme.

Når man beslutter, hvordan man opsætter prismatrixen, og hvor de skal medtage dataene i svaret på svaret på anmodningen om bud, er det vigtigt at være nøje opmærksom på budforslagsarket eller andre dokumenter oprettet af udstederen.Prismatrixen skal struktureres på en måde, der giver udstederen mulighed for at følge den samme generelle strøm af anmodningen, når de evaluerer svarene.Hvis der er specifikke instruktioner om, hvor i svaret på placering af matrixen, skal du sørge for, at det er gjort.Dette hjælper med at demonstrere leverandørens øje for detaljer samt gøre det lettere for udstederen at hurtigt finde de data, han eller hun ønsker at gennemgå under processen med at vælge den endelige leverandør.

I situationer, hvor anmodningen om bud er meget grundlæggende og ikke giver mange detaljer om struktur og placering af information i svaret, vil respondenten måske gøre brug af et kedelpladeforslag, også kendt som et forslagskabelon.Mange virksomheder opretholder kedelplader, der hurtigt kan tilpasses med prisfastsættelse og andre grundlæggende oplysninger, der er relevante for en specifik budanmodning.Der er også en række generiske forslagskabeloner, der er tilgængelige til download, nogle af dem uden beregning.Disse generiske ressourcer bør dog kun bruges, når leverandøren, der udsteder anmodningen om bud, ikke vælger at medtage specifikke detaljer om, hvordan svaret skal struktureres.