Hvad er en anmodning om information?

Anmodningen om information eller RFI er en almindelig forretningsstrategi, der er designet til at give potentielle kunder mulighed for at indsamle data om de tjenester og support, der tilbydes af forskellige potentielle udbydere.Det nøjagtige format for dokumentet varierer baseret på den type og dybde af information, som klienten ønsker at få.Ofte er en anmodning om information et ligetil spørgsmål og svardokument, der kræver meget enkle svar, der giver klienten mulighed for at indsende anmodningen til flere leverandører og let sammenligne svarene.

Mens anmodningen om information deler nogle egenskaber med anmodningen om forslag eller RFP, har kunderne en tendens til at bruge RFI som et middel til at indsamle grundlæggende data som forberedelse til at beslutte, hvilke leverandører der skal blive valgt til at modtage en invitation til at indsende et formelt forslag.Den typiske RFI giver ikke meget i vejen for baggrund på klienten og har en tendens til at fokusere mere på generel forretningspraksis, række af varer og tjenester, der er tilgængelige fra leverandøren, og undertiden den offentliggjorte standardpriser.I modsætning hertil vil RFP normalt gå ud over denne grundlæggende information, give yderligere data om klienten, anmode om prisfastsættelse baseret på volumenbrug og opfordre leverandørerne til at reagere med løsninger på klientens specifikke behov.

Fra dette perspektiv kan anmodningen om information ses som et middel til at indsamle information, der derefter evalueres og bruges til at bestemme det næste trin i processen.Hvis ideen til sidst er at opsøge leverandører til oprettelse af en langsigtet kontraktmæssig ordning, kan klienten sende RFI ud til flere virksomheder, der tilbyder de ønskede basisprodukter.Når alle svarene er modtaget, sammenligner klienten derefter fordelene ved hvert svar, hvilket til sidst indsnævrer listen over RFP -kandidater til nogle få udvalgte.På det tidspunkt inviteres leverandører, der med succes passerede gennem denne foreløbige fase, til at indsende et forslag, typisk ved hjælp af en anmodning og et specificeret format leveret af den potentielle klient.

En anmodning om information kan også bruges som en grundlæggende forretningsproces til at evaluere potentielle leverandører, hvor ingen langsigtet kontraktmæssig aftale er praktisk.I dette scenarie tjener RFI formålet med at identificere leverandører, der tilbyder den mest konkurrencedygtige standardpriser for varer og tjenester, som klienten muligvis har brug for fra tid til anden.F.eksder leverer ordrer med eller uden leveringsgebyr.Dataene opbevares på fil, så den lille virksomhed kan træffe beslutninger om, hvor man kan købe kontorartikler, når behovet opstår.