Hvad er en rejsepolitik?

En rejsepolitik er den organiserede samling af regler og forskrifter, som en medarbejder vil observere, når han deltager i en eller anden form for rejser på vegne af hans eller hendes arbejdsgiver.En sund virksomheds rejsepolitik vil give instruktion om, hvilken type udgifter der vil blive absorberet af virksomheden, og hvilke udgifter der er medarbejderens ansvar.Typisk indstilles grænser for visse linjeposter i forretningsrejsepolitikken, såsom det samlede godtgørelse for måltider om dagen, omkostninger til hotelophold, lejebil og flybilletpriser og endda på det beløb, der kan bruges på underholdende klienter.En sund politik giver de ressourcer, der er nødvendige for at udføre opgaven, men holder stadig omkostningerne ved forretningsrejse inden for grund.

I mange tilfælde defineres virksomhedens rejsepolitik skriftligt og præsenteres for en medarbejder, før hans eller hende forlader på en forretningsrejse.Ideen er at sikre, at medarbejderen forstår, hvilken type udgifter virksomheden er villig til at antage, og hvilke der ikke er tilladt.Dette er faktisk en hjælp til den rejsende medarbejder, da han eller hun vil vide, om virksomheden vil betale for et måltid, der er bestilt fra Room Service, eller vil dække omkostningerne ved at flyve i førsteklasses snarere end i erhvervslivet eller coach-status.På det tidspunkt kan medarbejderen afgøre, om de skal gå med de faciliteter, som virksomheden er villig til at underskrive eller opgradere og betale forskellen ud af sin egen lomme.

En virksomheds rejsepolitik kan omfatte nødvendigheden af at bruge specifikke leverandører som en del af rejseplanerne.For eksempel kan en virksomhed have en rabatplan med en given lejebiludbyder, et specifikt flyselskab eller endda en bestemt hotelkæde.Når dette er tilfældet, kan medarbejderen være forpligtet til at gøre brug af disse rabatter, når og som muligt.At vælge at ikke gøre brug af rabatprogrammerne kan betyde, at arbejdsgiveren kun dækker en del af forretningsudgifterne.Hvis medarbejderen f.ekssnarere end at dække hele udgiften.

I stigende grad bruger virksomhederne virksomhedskreditkort, der udstedes til medarbejdere, der rejser regelmæssigt.Når dette er tilfældet, vil rejsepolitikken omfatte en vaskeri -liste over, hvilken type udgifter der kan opkræves på kortet, og hvilke udgifter der skal håndteres ud af lommen og indsendes på en udgiftsrapport senere.Denne tilgang kan ofte gavne begge parter, da medarbejdere kan bruge virksomhedskortet til større udgifter snarere end at bruge kontanter eller deres personlige kreditkort og vente på en refusion.På samme tid drager virksomheden fordel af det faktum, at nogle ansatte vil fokusere mere på at bruge kortene til tilladte udgifter og afstå fra at pådrage sig omkostninger, der skal betales ud af lommen.