Hvad er et Workflow Management System?

Et Workflow Management System er et computersystem, der er beregnet til at hjælpe med at oprette, vedligeholde og gemme information om delene af arbejdsgangen.Formålet med et sådant system er at hjælpe med at oprette rapporter og andre nyttige data, der kan forbedre arbejdsgangsprocessen og hjælpe med at forbedre produktiviteten ved at understrege ting, der kan bevæge sig hurtigere og områder, hvor effektiviteten kan øges.Workflow Management er et forholdsvis nyt koncept i arbejdsverdenen.I det væsentlige er Workflow Management tanken om, at ved at styre udviklingen af data, dokumenter, kundeemner og andre arbejdsrelaterede genstande, kan arbejdsprocessen strømline, og eventuelle fejl inden for processen kan let dokumenteres.

Workflow Management Systems bruges af en række grunde i dagens forretningsmiljø.En hovedårsag til den øgede anvendelse og overholdelse af et arbejdsgangsstyringssystem er, at systemet kan bruges til at spore medarbejdernes præstation.Ved at registrere alt ind i Workflow Management System, hvis et problem senere opstår, er det let at se, hvor problemet stammer fra, og at tage passende handlinger.På denne måde kan det bekræftes, at hver medarbejder udfører sit arbejde ordentligt og rettidigt;Medarbejdere kan også holdes ansvarlige for arbejde, der ikke blev afsluttet på en rettidig måde, eller som blev afsluttet forkert.

En anden anvendelse til et arbejdsgangsstyringssystem er at hjælpe med kundeserviceprocessen.Workflow -styringssystemer, der bruges til dette formål, kaldes ofte kundeforholdsstyringssystemer eller CRM'er.CRMS hjælper kundeservice ved at sikre, at kundeservicemedarbejderne har adgang til en detaljeret registrering af alt, hvad der er blevet gjort for at hjælpe en kunde med en klage.Disse systemer sporer også enhver kontakt med en kunde, så beviset for ”hvem der talte til hvem” kan findes for ethvert problem, der måtte opstå.CRM'er er også nyttige til markedsføring til kunderne til enhver tid, at virksomheden, der anvender CRM, finder passende.

Sådanne systemer kan også forbedre produktiviteten og produktionen i fabriksmiljøer.Ved at være i stand til at spore produktionsprocessen fra råmateriale til færdigt produkt ved hjælp af et Workflow Management System, bliver det meget lettere at identificere flaskehalse i produktionscyklussen.Identificering af ineffektive processer, der forårsager forsinkelser eller overskydende arbejde og omkostninger, kan også blive lettere.Brug af et arbejdsgangsstyringssystem kan således være en god måde at forbedre produktivitet, ansvarlighed og kundeforhold i ethvert firma.