Hvad er kontoafstemning?

Uanset om man administrerer et husholdningsbudget med brug af en personlig kontrolkonto eller arbejder i regnskabsafdelingen for en virksomhed, er chancerne for, at de fleste vil deltage i kontoafstemning regelmæssigt.I det væsentlige har denne proces at gøre med at sikre, at mængden af likvide aktiver, der er vist i checkbogen, er identisk med den kontosaldo, der er vist på en kontoopgørelse fra samme dato.

Et af de første værktøjer, der er nødvendige for effektiv kontoafstemning, erDokumentation for hver transaktion, der er foretaget i den betragtede periode.Folk skal holde alle indbetalingsglip, poster over tilbagetrækninger fra pengeautomater, elektroniske betalinger, annullerede kontroller og det sidste sæt kontoudtog sammen, indtil de har forsonet den pågældende periode.At være i stand til hurtigt at verificere begyndelsesbalancen for perioden og derefter redegøre for hver transaktion med et dokument vil fremskynde processen med enten at bekræfte, at kontoindehaveren og banken er enige, eller vil hjælpe hende med hurtigt at få øje på eventuelle uoverensstemmelser.

Skulle kontoindehaveren finde en uoverensstemmelse af nogen art, skal hun bruge sine dokumenter til at isolere problemets oprindelse og komme i kontakt med banken med det samme.For eksempel kan hun muligvis bemærke, at begyndelsesbalancen for perioden ikke stemmer overens med slutbalancen for den foregående periode, selvom alt forsonede på det tidspunkt.Dette er et tegn på, at hun muligvis skal tale med sin finansielle institution og finde ud af, hvad der skete.Chancerne er, at det er en simpel fejl, der vil blive rettet, når den først er bragt opmærksom på bankens opmærksomhed.Uden at have dokumenterne i rækkefølge og forening af kontoen, kunne uoverensstemmelsen imidlertid gå upåagtet hen i flere måneder og blive meget svært at spore.

Kontoindehavere skal huske at afsætte en bestemt tid hver måned til kontoafstemning.At udsætte opgaven vil simpelthen gøre det sværere.Selvom dette muligvis ikke er et stort problem i starten, skal folk huske på, at hvis der er noget at undersøge, er det meget lettere at gøre efterforskningen før end senere.Dette gælder især i erhvervslivet, hvor en medarbejder med et autoriseret betalingskort på en rejsekonto kan have undladt at indtaste en kvittering.At jogge hans eller hendes hukommelse og få en kopi af kvitteringen vil være meget lettere, hvis begivenheden fandt sted i de sidste to uger i stedet for to måneder siden.