Hvad er en ad hoc -rapport?

En ad hoc -rapport er en rapport, som en person opretter som svar på en bestemt anmodning om information, snarere end med faste intervaller eller som en del af rutinemæssig rapportering.Vejledere kan anmode om sådanne rapporter af forskellige årsager og normalt give en tidsramme til afslutning, f.eks. En anmodning om, at rapporten indsendes i slutningen af arbejdsdagen.Værktøjer til at hjælpe med oprettelse af sådanne rapporter er tilgængelige, afhængigt af virksomhedens art og anmodningen.

Den latinske sætning "ad hoc" betyder "for dette", der refererer til ideen om, at rapporten er bestilt til et bestemt formål,og dækker et specifikt emne.En anmodning om en ad hoc -rapport kan involvere interne oplysninger såsom salgsdata, medarbejdernes præstation osv.Det kan også omfatte ekstern information, som data om ændrede markedsforhold, forbrugerforventninger og andre emner.Når en anmodning om en ad hoc -rapport fremsættes, skal den omfatte en detaljeret diskussion af, hvad der forventes i rapporten.

Sekretærer og andet administrativt personale får normalt denne form for arbejde.De indsamler data fra virksomhedsdatabaser og ekstern forskning som gennemgang af handelspublikationer og nyhedsrapporter.Softwareprogrammer har ofte skabeloner, som folk kan bruge til hurtigt at generere rapporter.Disse kan binde sig ind med databaser for at give mulighed for generering af diagrammer, grafer og andre visuelle præsentationer af data, der trækker direkte på databasen i stedet forRapport kan omfatte sonderende planer om at lancere nye produkter og tjenester, foreløbige markedsundersøgelser og forberedelse til eftersyn af forretningspraksis og planer.I alle tilfælde fungerer de oprindelige data som en guide for personale, der har brug for at tage beslutninger om, hvordan man går videre.Ad hoc -rapporten kan identificere særlige problemer og vil fremhæve aktiviteter for at forfølge eller undgå.For eksempel kan rapporten muligvis vise, at industristandarder er ved at ændre, hvilket gør det uklokt at investere i et system designet til at lette overholdelsen af eksisterende standarder, fordi virksomheden er nødt til at opgradere i den nærmeste fremtid.

mens en ad hoc -rapportbestilles inden for en kort periode, det er stadig nødvendigt at overholde professionelle præsentationsstandarder.Dette inkluderer korrekturlæsning for skrivefejl, fejl og læsbarhed, formatering af dokumentet korrekt og efter alle interne standarder, der er fastsat af virksomheden for at udstede rapporter.At have en skabelon kan hjælpe med dette, da det er muligt at spille information i skabelonen for at sikre, at rapporten følger en velkendt samlet struktur.