Hvad er en administrativ rekord?

En administrativ post er enhver form for dokument relateret til måderne, hvorpå en organisation administreres eller kører.Fagfolk holder administrative poster, så de kan have en historie med operationer, møder, klienter og økonomi.I nogle tilfælde kan der kræves en administrativ fortegnelse til juridiske formål.Disse dokumenter lagres ofte elektronisk.Når officielle administrative poster er påkrævet, kan fagfolk imidlertid udskrive dokumenter på papir, der er vandmærket eller forseglet for at vise, at de er autoriserede poster.

En forretningschef kan muligvis bruge en administrativ rekord til at tage økonomiske beslutninger.For eksempel, hvis han eller hun planlægger, hvor meget han skal budgettere til et bestemt projekt, kan han eller hun muligvis få adgang til poster for at lære, hvor meget der blev brugt i fortiden.Finansielle administrative poster kan også bruges i revisionsprocesser, der udføres internt til økonomiske planlægningsformål eller eksternt af regulerende agenturer.

Det er også almindeligt, at en administrativ rekord holdes med henblik på facilitetsstyring.I scenarier, hvor en manager skal føre tilsyn med faciliteter for at sikre, at de er i overensstemmelse med sikkerheds- og sundhedsbestemmelser, kan poster være nyttige til at bevise, at han eller hun tog de nødvendige forholdsregler.Hvis der opstår en ulykke på en facilitet, kan en manager producere nødvendige administrative poster for at vise, at han eller hun ikke er ansvarlig for skader eller tilfælde af kropslig skade.

En administrativ post kan være utroligt vigtig, når det kommer til at følge en kontrakt.Hvis en person beskyldes for at have opført sig på en måde, der er i strid med betingelserne i en kontrakt, kan der opstå retssager.I dette tilfælde kan administrative poster bruges til at bevise en enkeltpersons uskyld eller skyld.

Administrative poster bruges ofte i sager, hvor en virksomhed eller agentur beskyldes for at have opereret på en måde, der er skadelig for miljømæssige eller folkesundhed eller sikkerhed.I disse sager kan en dommer muligvis kræve, at en organisation forelægger sin administrative fortegnelse.En rekord i dette scenarie kan være en papirspor, der hjælper juridiske embedsmænd med at forstå skridt, som en organisation tog.Dommerne kan bruge disse dokumenter til at afgøre, om en organisation opførte sig ondsindet eller lunefuldt.

En administrativ rekord kan opbevares af enhver professionel i en organisation, der har adgang til oplysninger om ledelsesmæssige beslutninger.I nogle tilfælde kan ledere og ledere muligvis ansætte assistenter, der fører registreringer af møder og handlinger, der udføres.Arbejde, der er digitalt sporet, såsom finansielle transaktioner og dataregistrering, kan også bruges i en administrativ post.