Hvad er en undtagelsesrapport?

En undtagelsesrapport er en type sammenfattende rapport, der identificerer eventuelle begivenheder, der er uden for omfanget af det, der betragtes som et normalt interval.Rapporter af denne art anvendes i en række indstillinger, herunder processen med lagerforsoning, projektstyringsundersøgelse og endda medarbejdervurderinger.Målet med rapporten er at identificere alle faktorer, der ikke betragtes som inden for acceptable parametre, hvilket gør det muligt at tage handlinger, der hjælper med at minimere eller eliminere undtagelser og øge den samlede effektivitet.

Da det vedrører forsoning af lager, er undtagelsesrapporten ofte vigtig for opgaven med at identificere forskelle mellem en fysisk beholdning og den lager, der præsenteres i lagerdatabaser.Over tid kan fejl krybe ind i næsten enhver type lager, hvilket gør det nødvendigt at foretage justeringer, der afspejler den faktiske mængde varer, der er til rådighed.Dette gør det ikke kun lettere at justere bestillingen af nye varer, så en passende mængde forsyninger holdes på hånden, men gør det også muligt at holde lagerbeholdningen nøjagtig til vurdering af skatter.

For eksempel opretholder mange produktionsanlægDet, der er kendt som en firmabutik, der er ansvarlig for at udstede dele og andre komponenter, der er nødvendige for driften af maskinerne på plantegulvet.Ledere af denne butik udfører typisk det, der er kendt som et cyklustælling, hvor man fysisk inventar alt fra den mindste skrue til de høje omkostningsmotorkomponenter, der bruges til at vedligeholde og reparere produktionsudstyret.Når det konstateres, at antallet af enheder, der viser på lagerdatabasen, ikke stemmer overens med denne fysiske optælling, foretages der en post på en undtagelsesrapport.Dette gør det muligt at gå tilbage og afgøre, om en modtaget forsendelse af denne del ikke blev føjet til databasen, eller om nogle udbetalinger fra den fysiske beholdning ikke blev registreret korrekt.I nogle tilfælde kan undtagelsesrapporten også se på pilfering af forsyninger, hvilket medfører øgede sikkerhedsforanstaltninger, der hjælper med at minimere tabet for virksomheden.

Sammen med at hjælpe med at forene forskellige typer varebeholdninger kan en undtagelsesrapport også være nyttig i opgaven med projektstyring.I dette scenarie fremhæves rapporten i afventning af opgaver, der stadig er fremragende, selvom den forventede færdiggørelsesdato for denne opgave er gået.Ved at bemærke undtagelsen er det muligt at gendanne tidsplanen for opgaver for projektet for at kompensere for uoverensstemmelsen og få projektet tilbage på sporet.

Selv i området med medarbejdervurderinger kan en undtagelsesrapport være nyttig.Her er ideen at identificere eventuelle begivenheder, der er relateret til den medarbejder, der falder uden for omfanget af de grundlæggende forventninger, der er forbundet med jobpositionen.Undtagelserne kan relateres til præstationsfejl eller til ydeevne, der går ud over den sædvanlige jobposition.For eksempel kan detaljerne i undtagelsesrapporten indikere, at medarbejderen har brug for videreuddannelse i visse områder, eller identificere situationer, hvor medarbejderen var i stand til at påtageIngen ændring i produktivitet.Afhængig af arten af de spørgsmål, der er dokumenteret i undtagelsesrapporten, kan medarbejderen anbefales til afhjælpning eller blive præsenteret for en ros for at levere yderligere tjenester til en arbejdsgiver, mens han stadig administrerer hans eller hendes tildelte opgaver effektivt.