Hvad er automatisering af forretningsprocesser?

Business Process Automation, eller BPA, er en strategi, der bruges til at optimere og strømline de væsentlige processer, der bruges til at drive en virksomhed ved hjælp af den nyeste teknologi til at automatisere de funktioner, der er involveret i udførelsen af disse processer.Ideen bag BPA er at give virksomheden mulighed for at modtage den mest fordel ved at bruge alle tilgængelige ressourcer til den bedste fordel, samtidig med at driftsomkostningerne så lave som muligt.Dette hjælper med at give virksomheden mulighed for at generere større overskud og opnå et niveau af stabilitet, som ville være svært at realisere uden brug af automatisering.

Mens der er en række forskellige tilgange til automatisering af forretningsprocesser, identificerer de fleste strategier tre vigtige faser, der skal finde sted for at automatiseringen skal være en succes.Den første fase er kendt som orkestrering .I denne fase arbejder ledere med automatiseringsfolk, såsom informationsteknologiudviklere, for at evaluere virksomhedens behov, udforske detaljerne i hver sektor i forretningsdrift.Under orkestrering søger alle involverede parter også at bestemme, hvordan hver sektor kan være mere effektivt forbundet med brugen af den rigtige hardware og software, og har til gengæld en positiv indflydelse på den samlede produktionsindsats.Det er her, at automatiseringsstrategien er defineret og forberedt på implementering inden for virksomhedskulturen.

Efter orkestrering er den næste fase af forretningsprocesautomation kendt som Integration .I denne fase introduceres hver afdeling inden for virksomheden trinvist til den nye teknologi.Når fremskridtene er på plads og fungerer, adresseres den næste afdeling i implementeringsprocessen, hvor sekvensen fortsætter, indtil alle sektorer i virksomheden ikke er involveret i automatiseringen.Denne trinvise tilgang gør det muligt hurtigt at identificere og implementere uforudsete operationelle problemer, der realiseres på hvert afdelingsniveau, før de udvider automatiseringen til at omfatte flere afdelinger.Ideelt set betyder det, at når implementeringen er afsluttet, reagerer hver afdeling positivt med øget produktivitet som et resultat af de nye automatiserede processer.

Den sidste fase af automatisering af forretningsprocesser kaldes undertiden dynamisk integration eller udførelse .Dette er den fase, hvor de nu etablerede automatiserede processer inden for hver afdeling er yderligere integreret for at levere data til andre afdelinger.For eksempel, i en fuldt funktionel forretningsprocesautomatiseringssituation, flyder data fra salgsafdelingen automatisk til tilgodehavender, som igen deler data om fakturerede ordrer med salg, forskellige ledelsesniveauer og andre i organisationen, der har brug for adgang til disse data.Udførelse på dette niveau skaber også en tovejsstrøm af data, der gør det muligt for sælgere og salgschefer let at få data om ordrer, der er placeret af deres kunder, herunder forsendelsesdatoer, faktureringsdatoer, og når disse fakturaer blev betalt.

Virksomheder af enhver størrelse kan drage fordel af brugen af forretningsprocesautomation.Hvis man antager, at de automatiserede processer hjælper med at udføre funktioner på en måde, der er mere effektiv end manuelle processer, sænker virksomheden driftsudgifter og er placeret til at levere produkt til en lavere pris.Dette betyder igen, at der opnås mere fortjeneste, hver solgte enhed, en faktor, der er vigtig for succes for næsten enhver forretningsvirksomhed.