Hvad er dokumentautomation?
Dokumentautomation er den proces, hvorpå computerdokumenter oprettes på en semiautomatisk måde.Denne type software bruges vidt af virksomheder, juridiske enheder og enhver, der producerer en lang række dokumenter.Et dokument oprettes generelt ved at bruge en skabelon med spørgsmål og områder, der let kan byttes og ændres.Selvom det er godt til nogle applikationer, vil andre finde dokumentautomation ikke så nyttigt i dokumentproduktion.
Dokumentautomation starter med en skabelon.For eksempel, hvis en juridisk virksomhed er kontraheret med at skrive en lejekontrakt, bruges en leasingdokumentskabelon.Denne skabelon har al den krævede tekst til at gøre den officiel sammen med områder, hvor virksomheden kan foretage hurtige ændringer for at tilpasse skabelonen til de klienters specifikke behov.
En måde, disse ændringer foretages i dokumentautomation er gennem spørgsmål.Disse spørgsmål er målrettet mod formularen eller skabelonen og foretages, så formularen ændres straks til klientens behov.Et spørgsmål om et lånedokument kan for eksempel være, om lånet skal vare 10, 20 eller 30 år.Alle områder, hvor disse oplysninger gælder, vil blive ændret for at koordinere med det givne svar.
Der er også områder, hvor forfatteren hurtigt kan ændre tekst.Dette bruges oftest til at udfylde klientens navn og kontaktoplysninger.Rullemenuer, der viser eksempler på lagerskrivning, kan også bruges.Grafik kan også være i stand til at manipuleres, især hvis dokumentautomationsprogrammet er lavet til virksomheder, fordi en virksomhed sandsynligvis vil tilføje sit logo til dokumentet.Ved at have et område, hvor grafik kan tilføjes og ændres, kan virksomheden tilføje et logo med kun et par klik.
Dokumentautomation foretages generelt enten som et selvstændigt program eller en tilføjelse.Dette giver brugeren mulighed for at holde sig til sit yndlingsprogram og bare bruge automatiseringsfunktionerne til dokumentmontering eller bruge et helt andet program, der kan have, at andre programmer mangler.I begge tilfælde skal brugercomputeren være i stand til at håndtere programmets hukommelse og behandlingsbehov, hvis monteringssoftwaren skal fungere korrekt.
De fleste virksomheder finder dokumentmonteringssoftware til at være nyttige, men der er nogle, der ikke vil.Hvis et firma er dedikeret til at håndskrift hvert dokument og gøre hver enkelt anderledes, vil automatisering af processen ikke være nyttig.Hvis hovedparten af de foretagne dokumenter ikke kan anvendes på en form, fordi hver enkelt er væsentlig forskellig, er dokumentautomation heller ikke nyttigt.