Hvad er front office support?

Support til front office indebærer en række jobopgaver, der kræves for at holde den daglige drift af en virksomhed, der kører glat.Disse opgaver inkluderer ofte feltning af kundetelefonopkald til de rette afdelinger, besvarelse af klientspørgsmål, arkivering af dokumenter, indtastning af data i relevante computersoftwareprogrammer og behandling af finansielle transaktioner.Forskellige typer front office support job er skræddersyet til forskellige virksomheder og organisationer.Medicinske, juridiske, uddannelsesmæssige og små forretningsfrontkontorer har hver især unikke ansvarsområder, skønt det overordnede formål med et front office er at præsentere et professionelt og effektivt image af organisationen for offentligheden.

Forskellige frontkontoropgaver inkluderer dem fra embedsmænd,Receptionister og administrative assistenter.Disse job leveres normalt med forskellige ansvarsniveauer, afhængigt af medarbejderoplevelse og uddannelse, og de tilknyttede opgaver kan undertiden overlappe for front office -personale i små organisationer.Filkontorer er ofte ansvarlige for at føre organiserede poster over trykte dokumenter og indtaste aktuelle kundeoplysninger i computerdatabase- eller regnearksprogrammer.Receptionister hilser primært kunder på front office og besvarer indgående telefonopkald, og de overfører også normalt opkald til andre afdelinger via et flerlinjetelefonsystem.Administrative assistenter kan udføre disse arkiverings- og kundeserviceopgaver ud over at arrangere deres arbejdsgivere daglige tidsplaner og tekstbehandling af en række dokumenter.

Afhængig af størrelsen og ressourcerne i en given virksomhed kan front office supportpersonalet også være ansvarlige for nogle typer kunde -finansielle transaktioner.De kan behandle kreditkortbetalinger for produkter eller tjenester og udstede kunder deres kvitteringer for disse betalinger.Nogle organisationer, der outsource deres lønningsbehandling, kan kræve en af deres front office supportarbejdere for at hente de færdige kontroller fra lønningsfirmaet.Denne medarbejder er derefter undertiden ansvarlig for at distribuere kontrollerne til resten af kontoret på en rettidig måde.

Da et front office -supportsystem er en vigtig del af enhver organisation, foretager mange virksomheder en front office -analyse med regelmæssige intervaller.Denne type kvalitetskontrolundersøgelse undersøger effektiviteten, organisationen og professionalismen for front office -personalet og formulerer måder at foretage nødvendige forbedringer på.Resultaterne af en front office -analyse danner undertiden grundlaget for promovering og lønforhøjelse beslutninger for front office -ansatte.Front Office Support -personale, der modtager positive anmeldelser fra en analyse, er normalt dem, der er i stand til at interagere godt med kunderne, arbejde sammen som et team og udføre deres opgaver med få, hvis nogen fejl.