Hvad er kontoradministration?

Kontoradministration er processen med at føre tilsyn med den daglige drift af et kontor.Administrationsopgaven er normalt ansvaret for en kontoradministrator eller manager.Afhængig af organisationens generelle driftsstruktur og kompleksiteten af opgaver, der er forbundet med operationen generelt, kan managerens eller administratorens ansvar fokusere på et par kerneopgaver eller involvere styring af en lang række funktioner.

En af de centrale opgaver, der er forbundet med kontoradministration, er ledelsen af de ansatte, der er forbundet med kontoret.Kontoradministratorer er typisk ansvarlige for at føre tilsyn med kontorpersonalet og sørge for, at hver medarbejder har ressourcer, der er nødvendige for at kompetent gennemføre sine tildelte opgaver.Administratorer fungerer også som fejlfinding, der yder støtte og hjælp til medarbejderne, når der opstår usædvanlige situationer under afslutningen af en tildelt opgave.Det er ikke usædvanligt, at administratorer er ansvarlige for at gennemføre periodiske medarbejderevalueringer, anbefale lønforhøjelser eller give medarbejderne afhjælpende eller krydsuddannelse som et middel til at hjælpe disse ansatte med at forbedre deres forhold til arbejdsgiveren.

Sammen med at styre og støtte medarbejdere involverer kontoradministration også at sikre, at kontoret altid har de ressourcer, der er nødvendige for at forblive produktive.Dette involverer koordinering af reparationerne på ethvert kontorudstyr, der fungerer, eller forbereder og indsender anmodninger til nyt udstyr, når det er nødvendigt.Kontoradministratorer er ofte tiltalt for opgaven med at styre brugen af kontorartikler såsom papir, skriveinstrumenter, printerbånd og andre genstande, der er i konstant brug omkring kontoret.Kontoradministratoren bestræber sig på at holde kontoret til at fungere inden for det tildelte budget på alle tidspunkter og har ofte nogle input til budgetplanlægningen for kommende regnskabsperioder.

Afhængig af omfanget af den involverede kontoradministration kan en arbejdsgiver kræve, at en administrator har mindst en to-årig grad fra en akkrediteret uddannelsesinstitution, med den grad i et felt relateret til virksomhedens generelle funktion.Med kontormiljøer, der er mere komplekse, kan det være nødvendigt, at en administrator har en fire-årig grad i et passende studiekursus.Mange virksomheder foretrækker at fremme indefra, hvilket betyder, at en person, der begynder beskæftigelse i en entry-level-stilling, i sidste ende kan modtage den nødvendige uddannelse for at blive en del af kontoradministrationen.Når dette er tilfældet, hjælper arbejdsgiveren normalt medarbejderen med muligheden for at videreføre sin uddannelse, både ved at yde hjælp til at få en grad og med en eller anden form for mentorprogram på jobbet.