Hvad er styring af indkøbsordre?

Indkøbsordrestyring er en intern forretningsregnskabsfunktion.Virksomheder bruger en indkøbsproces til at erhverve varebeholdninger, operationelle aktiver og andre varer, der er nødvendige for at producere varer eller tjenester.Indkøbsordrer repræsenterer et internt dokument, der giver specifik tilladelse til køb af forskellige ressourcer.Større virksomheder har normalt en mere veldefineret indkøbsordreproces end mindre virksomheder.Store virksomheder skaber indkøbsordrehåndteringspolitikker for at sikre, at medarbejderne følger standard driftsprocedurer for denne proces.

Virksomhedsejere udpeger normalt indkøbsordremyndighed til visse personer i branchen.Virksomhedsejere, direktører og ledere på udøvende niveau tillader ofte operationelle ledere at godkende indkøbsordrer til deres afdeling.Indkøbsordrer for betydelige dollarbeløb, såsom flere tusinde dollars, er de eneste indkøbsordrer, der har brug for en direktørs tilladelse.Virksomhedsejere og udøvende ledere delegerer denne evne til at sikre, at virksomhedens forretningsdrift kan fortsætte uden overdreven tilsyn.

Virksomheder kan bruge et indkøbsordrestyringssystem, der kræver en gennemgang af flere leverandører eller leverandører.Dette krav sikrer, at virksomheden får de lavest mulige omkostninger for økonomiske ressourcer.Fremstillings-, produktions- og byggefirmaer bruger ofte et bud/forslag indkøbsordre.Et bud/forslagsystem giver leverandører og leverandører mulighed for at præsentere et selskab med specifikke oplysninger, der vedrører køb af økonomiske ressourcer.Leverandører og leverandører vil skitsere omkostningerne for hver vare, leveringsproces til rådighed og den tid, der er nødvendig for at gennemføre alle tjenester, der er anført på bud/forslaget.Denne proces lindrer virksomheden fra at udføre rigelige mængder fodarbejde, der vedrører erhvervelse af økonomisk ressource.

Store virksomheder har ofte en indkøbsafdeling, der udelukkende er ansvarlig for at erhverve ressourcer.Denne afdeling tager den autoriserede indkøbsordre og sender den til leverandøren eller leverandøren.Indkøbsafdelingen gennemgår tilgængeligheden af varer for at sikre, at leverandøren kan fuldføre alle kontraktlige forpligtelser i indkøbsordren.Opfølgningsspørgsmål eller ændringer til indkøbsordren kan sendes til den operationelle manager for hans godkendelse.Indkøbsafdelingen er simpelthen en formidlerfunktion, der håndterer bestillingsprocessen i indkøbsordrestyringssystemet.

Når varerne eller tjenesterne er modtaget eller afsluttet, sender leverandører og leverandører virksomheden en faktura for at anmode om betaling.Dette begynder den endelige proces med indkøbsordrestyringssystemet.Fakturaen gennemgås af virksomhedens regnskabsafdeling.I regnskabsafdelingen er de betalte konti ansvarlige for at gennemgå indkøbsordrepapir og udstede betalinger.Mange virksomheder bruger et trevejs match-system.Konti, der skal betales embedsmænd, vil gennemgå den interne indkøbsordre mod de modtagende papirarbejde og leverandørfakturaer.Virksomheder udsteder kun betalinger, når alle tre papirer matcher.Regnskabskontorer indtaster oplysningerne i virksomhedens regnskabssoftware, udskriver en check og har et autoriseret underskriver -tegn i udgavebetalingen til sælgeren.