Hvad er Records livscyklus?
En registrering af livscyklus skitserer hver fase af et dokument, fra oprettelse til ødelæggelse.Det hjælper virksomheder og agenturer med at planlægge opbevaring, beskyttelse, hentning og ødelæggelse af information på forskellige faser.Registrer livscyklusstyringssystemer kontrollerer typisk rigelige mængder information på en praktisk og sikker måde.
Planlægning foregår ofte, før registreringsprocesser i poster om livscyklusbehandling implementeres.Inkorporering af procedurer i daglige rutiner holder poster under kontrol og sikker.Denne planlægning inkluderer ofte teknikker til indsamling, organisering, vedligeholdelse og bortskaffelse gennem hele postens livscyklus.
Definitionen af poster inkluderer fotos, grafik, kort, film og bånd, både lyd og visuel.En rekord svarer til alt, hvad der kan gengives, normalt ved hjælp af andet udstyr.Det definerer data fra inde i en organisation eller fra eksterne kilder, og en post kan betragtes som officiel eller uofficiel.Officielle poster angiver normalt oplysninger med en udpeget levetid.
Officielle poster inkluderer økonomiske dokumenter fra et offentligt agentur sammen med andre oplysninger, der er defineret ved lov som en offentlig registrering.Juridiske oplysninger, der kunne bruges i retten, kan også falde ind under klassificeringen af en officiel post, der skal opretholdes.Lover i mange jurisdiktioner kræver tidslinjer for bevarelse af officielle registre, såsom domstolsregistreringer.
Records oprettes fra e-mails, registrerede telefonopkald, trykte dokumenter og andre data, der viser, hvordan beslutninger udviklede sig.Alt, hvad der kan være nyttigt for en virksomhed eller organisation i fremtiden, bevares normalt i henhold til dens poster livscyklus.Med teknologiske fremskridt lagrer enheder, der almindeligvis er registreret elektronisk for at eliminere behovet for papiropbevaringsområder.
Organisering af information og bestemmelse af brugsfaktorer i poster livscyklusstyring.En rekord skal katalogiseres eller arkiveres for let hentning, når det er nødvendigt eller anmodet om.Formularer, korrespondance og duplikat kopier gemmes typisk ved hjælp af et arkiveringssystem, der er let at forstå og navigere.
Disse poster kræver også en vedligeholdelses- og beskyttelsesplan, især for data, der repræsenterer værdifuld information med en faste registre livscyklus.I mange regioner arkiveres poster med historisk værdi i regeringsopbevaringssteder.Eksempler på disse dokumenter inkluderer fødsels- og dødsregistre og præsidentdokumenter.
Når data når slutningen af sin livscyklus, er ødelæggelse tilladt.Bortskaffelse kan være passende til udkast til dokumenter eller materialer, der bruges til at udarbejde officielle poster.Duplikater kan også blive ødelagt, efter at originalen er bevaret i en eller anden form.Nogle virksomheder bruger uafhængige tjenesteudbydere til at spore en plades livsspænd.