Hvad er den bedste måde at organisere filer på?

At holde papirer i orden kan hjælpe dig med at finde papirer, når du har brug for dem uden at skulle søge overalt.Nogle mennesker tager måske ikke tid til at organisere filer, fordi de ikke er sikre på, hvor de skal begynde, men det er vigtigt at holde alt i orden og uklart.Selvom det at have organiseret filer kan virke usandsynligt, især hvis du i øjeblikket ser på et overfyldt filskab, er det meget gennemførligt.

Der er dem, der måske er usikre på, hvor længe de skal beholde deres papirer.Så længe dine papirer er vigtige til skatteformål, er det vigtigt at holde fast i dem fra januar, indtil dine skatter er færdige året efter.Efter afslutningen af dine skatter kan din revisor rådgive, hvor meget længere du skal beholde papirerne.Papirer vedrørende dine skatter, medicinske poster, pensionering og opsparingskonti og boligregistre skal opbevares permanent.Papirer, der er relevante for dine dyre ting, såsom smykker, biler og antikviteter, skal også holdes permanent.Kreditkortopgørelser, som du måske ønsker at opbevare i syv år, og brugsregninger, som du normalt kan opbevare i cirka et år.

Når du vil organisere filer, kan du spare dig selv meget tid og plads, hvis du slipper af med det, du ikke har brug for.Placer hvert papir på en bunke med andre tilsvarende papirer, og hvad du ikke vil have på en anden bunke til makulering.Når du nedbryder, ved du nøjagtigt, hvor meget plads du har brug for til dine filer.

Manila -mapper er nyttige, når det er tid til at organisere filer.Skriv på fanen, hvad hver mappe indeholder, og læg mapperne i alfabetisk rækkefølge.Fil papirerne indeholdt i hver mappe i dato -rækkefølge, for eksempel, sæt de ældre papirer i ryggen og de nyere foran.Dette er ikke kun lettere for at finde det, du har brug for, men for når du også har brug for at rense mapperne ud.

Papirfiler er ikke de eneste filer, der kan blive uorganiseret;Digitale filer kan også.For at vide, hvad du har brug for at organisere, skal du gennemgå alle områder af din computer og rense filer, som du ikke længere har brug for, uanset om de er billeder eller dokumenter.Hvis du stadig vil have filerne, kan du overveje at overføre dem til en USB -hukommelsestast eller til en tom CD.

For at organisere filer skal du udpege et specifikt sted for hver af dem.Ligesom du ville gøre for papirfiler, skal du lave individuelle mapper på computeren i henhold til specifikke kategorier.Grupper for eksempel dine arbejdsprojekter sammen i en mappe og fotos fra en bestemt familieferie i en anden og mærker dem i overensstemmelse hermed.Uanset om du har brug for dem eller beslutter, at du vil slette dem i fremtiden, ved du nøjagtigt, hvor du kan finde dem.For at sikre dig, at alt forbliver organiseret, skal du huske at mærke hver digital fil, som du gemmer og lægger den i den tilsvarende mappe.at gøre dem igen.At holde dem organiseret kontinuerligt vil forhindre dig i at skulle bruge tid på at gennemgå den oprindelige organisationsproces igen.At tage sig tid til at organisere filer kan resultere i, at du kan finde det, du har brug for, når du har brug for det uden en udtømmende søgeproces.Derudover vil det at have dine filer organiseret ét sted forhindre dem i at blive rod, der løber ud i resten af dit hjem.