Hvad er Workflow Process Management?

Workflow Process Management er et udtryk, der bruges i informationsteknologi (IT) og forretningsprocesstyring til at beskrive alle de trin og infrastruktur, der kræves for at skabe og drive en elektronisk arbejdsgangsproces.En arbejdsgangsproces er en række trin eller opgaver, der skal afsluttes med forskellige områder af organisationen.Ideelt set opnås denne proces ved at bruge computersoftwareværktøjer til at øge effektiviteten, gennemsigtigheden og omdrejningstiden.

Selvom udtrykket er ret langt, er de fleste meget fortrolige med begrebet en arbejdsgang.Et simpelt eksempel er en anmodning om refusion af omkostninger.Medarbejderen, der pådrog sig udgifterne, udfylder en formular med al den information, han eller hun har, og indsender den derefter til hans eller hendes manager.Lederen gennemgår detaljerne, tilføjer yderligere oplysninger og angiver godkendelse eller afvisning af anmodningen.Hvis anmodningen er godkendt, indsendes den til kontiafdelingen til behandling og betaling.Hvis det afvises, returneres det til medarbejderen, typisk med en note om forklaring.

Workflow Process Management refererer til de værktøjer og computersoftware, der bruges til at oprette, implementere og understøtte denne proces.Dette er typisk en kombination af hardware, infrastruktur og software.De faktiske værktøjer og udstyr, der kræves, afhænger af organisationens størrelse og leveringsmetoden.Traditionelt var disse værktøjer begrænset til specifikke brugere, men ændringer i teknologi har gjort det muligt at levere arbejdsgangsværktøjer via internettet.

Den hardware og infrastruktur, der kræves til arbejdsgangsprocesstyring, er primært afhængig af den valgte software.Et internetbaseret værktøj kræver installation på en webserver, adgang til internettet, lagerkapacitet og sikkerhed.Mængden af krævet hardware afhænger normalt af antallet af brugere, volumen af transaktioner og systemtilgængelighed.

Der er en lang række Workflow Process Management-softwareværktøjer til rådighed, da dette er en velkendt produktkategori.Langt de fleste virksomheder kan normalt spare tid og penge ved hjælp af elektronisk arbejdsgang.Yderligere fordele inkluderer forbedret gennemsigtighed og rapporteringskapacitet såvel som ansvarlighed for alle deltagere i processen.

Når man vælger en Workflow Process Management -løsning, er det normalt vigtigt at huske, at dygtigt personale vil blive krævet at implementere og støtte denne løsning.Påkrævede færdigheder inkluderer forretningsanalyse, projektstyring, softwarestøtte og administration.Det kan være vigtigt at tage sig tid til at gennemgå produktspecifikationerne i detaljer for at sikre en fuld forståelse af projektkravene.En omkostnings- og fordelanalyse er en anden måde at sikre, at alle lag af organisationen er forpligtet til projektet, før det begynder.