Hvordan bliver jeg en udøvende kontoradministrator?

Der er tre primære færdigheder, der er nødvendige for at blive en udøvende kontoradministrator: projektkoordination, computerfærdigheder og interpersonelle færdigheder.En administrerende kontoradministrator er typisk ansvarlig for at styre al den korrespondance og administrative funktioner, der kræves af en senior manager eller direktør.Dette er ikke en position på entry-level, men besiddes typisk af nogen med 10 til 15 års erfaring som udøvende administrator eller kontorchef.Der er normalt et vist niveau af følelsesmæssig modenhed og fortrolighed, der kræves i denne rolle.

En række træningsprogrammer er normalt tilgængelige fra samfunds- og karrierehøjskoler for at hjælpe dig med at blive en udøvende kontoradministrator.Disse programmer er et til to år i længden og kaldes ofte kontoradministration eller styringsprogrammer.Se efter et program med kurser i udøvende ledelse for at lære om, hvordan man arbejder med mennesker i højdrevne positioner.

Mennesker, der er succesrige og glade i denne rolle, er naturligt udadvendte, nyder at arbejde med mennesker og kan lide at være i midtenaf handlingen.Han eller hun er meget stolt over at have den indvendige scoop, men kan holde en hemmelighed.Tillid, assertivitet og poise er nødvendig i denne rolle.Det er vigtigt, at personen i denne rolle ikke er bange for at fortælle sandheden, da mange ledere er afhængige af kontoradministratoren for at hjælpe dem med at undgå fejl.

Koordinationsevner i dette miljø henviser til evnen til at motivere andre til at afslutte en opgave påtid.Han eller hun skal være i stand til at give den udøvende arbejdsprodukt, de har brug for til tiden, uanset hvem der faktisk er ansvarlig.Der er mange måder at sikre, at de udøvende behov imødekommes, og de anvendte teknikker afhænger af situationen og opgaven.For eksempel kan administratoren samarbejde med eksterne leverandører på vegne af den udøvende for at overholde specifikke frister og sørge for, at de er opmærksomme på, hvem klienten er og profilen for begivenheden.Han eller hun kan også fortælle lokale ledere, at en opgave skyldes en dag, før den faktisk er, så det helt sikkert vil være klar til tiden.

Ekspertniveau-færdigheder med kontorproduktivitet og andre computersoftwareværktøjer er vigtig for at blive en udøvendekontoradministrator.Han eller hun skal have det højeste niveau af dygtighed for at opnå den effektivitet, der kræves for at udføre opgaverne på en begrænset tidsperiode.Sørg for at få formel certificering i de softwareprodukter, der bruges i din branche.Denne dokumentation giver dig en fordel, når du leder efter en position.Sørg for at holde disse færdigheder ajour, da dette er vigtigt i denne rolle.

Når du er blevet en udøvende kontoradministrator, repræsenterer du udøvelsen.Interpersonelle færdigheder er meget vigtige for at opretholde denne position og effektivt udføre opgaverne.Håndtering af modstridende prioriteter og vanskelige personligheder er færdigheder, der vil blive brugt hver dag.Derudover er vedligeholdelse af fortrolighed, mens du holder kontakten med Office Gossip and News, en afbalancerende handling, som de fleste udøvende kontoradministratorer udfører let.