Hvad er nødvendige sekretærfærdigheder?
Moderne sekretærer er ofte limet, der holder et kontor eller organisation sammen ved at sikre, at medarbejdere og kunder er på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt og har de passende dokumenter og oplysninger, der er nødvendige.Sekretærfærdigheder spænder fra booking aftaler og oprettelse af mødelokaler til forberedelse af juridiske dokumenter.Typen og størrelsen på virksomheden, som en sekretær arbejder på, vil ofte diktere, hvilke færdigheder der kræves;Der er dog nogle grundlæggende sekretærfærdigheder, som alle sekretærer skal mestre, herunder indtastning, planlægning og telefonfærdigheder.
Top-notch kommunikationsevner er kritiske for sekretærer.Det er vigtigt for sekretærer at være i stand til klart at kommunikere og dele information med kunder og kolleger på forskellige måder, herunder på telefonen, i skriftlige dokumenter og gennem præsentationer.Sekretærer orkestrerer ofte de dage, der er begivenheder for en chef eller afdeling, herunder planlægningsmøder og levering af krævede dokumenter til dem, der deltager i møderne.Kreative problemløsningsevner er også kritiske, da sekretærer står over for en række opgaver hver dag.
Ud over fælles kontoropgaver bør sekretærfærdigheder også omfatte begivenhedsplanlægning.Store møder afholdes ofte på off-site steder, såsom på et konferencecenter eller et hotelmødelokale.Ud over at booke et mødelokale og give anvisninger for alle parter at komme dertil, får en sekretær ofte til opgave at arrangere overnatning, biludlejning og lufthavnsskyttere til deltagere.Bestilling af snacks, måltider og drikkevarer til gæster i løbet af mødet falder også ofte til en sekretær, ligesom det at sikre, at rummet er oprettet korrekt og tilbyder passende teknologiske tilslutninger.
Evnen til at bruge korrekt grammatik, tegnsætning og stavemåde er kritiskTil udarbejdelse af dokumenter, præsentationer og korrespondance.Sekretærfærdigheder bør også omfatte at være i stand til effektivt at korrekturlæse arbejdet for at oprette fejlfrie dokumenter.Nogle specialpositioner, såsom juridiske og medicinske sekretærer, skal også have en grundig forståelse af udtryk, der bruges i disse erhverv.Evnen til at skabe en række visuelle grafik til online brug, uddelingssteder og gruppepræsentationer er en anden færdighed, der typisk kræves af sekretærer.
Masteringsteknologi er påkrævet for næsten alle sekretærpositioner.Sekretærfærdigheder bør omfatte avancerede e -mail -evner, herunder arbejde med vedhæftede filer, flyers og fotos oprettet med en række softwareprogrammer.Mange sekretærer opererer på farten, så det er et must at mestre de nyeste trådløse kommunikationsevner.Dokumenter og fotos skal ofte redigeres og deles, så evnen til at arbejde med en række computerprogrammer er vigtig.