Hvad er de vigtigste administrative assistentopgaver?

En administrativ assistent kan have mange forskellige opgaver i et kontorindstilling, afhængigt af en række faktorer, herunder størrelsen på kontoret og antallet af andre ansatte.Imidlertid er mange administrative assistentopgaver de samme i alle indstillinger.Disse vil omfatte på det mest basale niveau, der hjælper din arbejdsgiver med daglige kontoropgaver.

Typisk inkluderer administrative assistentopgaver sådanne opgaver som at besvare telefoner og overføre opkald, oprette aftaler, besvare spørgsmål, hilse kunder eller klienter, når de ankommer tilKontoret og holder kontorets udseende rent og ryddeligt.Andre administrative assistentopgaver kan omfatte udfyldning eller udarbejdelse af dokumenter, arkivering af dokumenter, sortering af mail og vedligeholdelse af poster.Administrative assistenter er generelt altid forpligtet til at være dygtige med forskellige tekstbehandlings- og budgetteringssoftware, så gode computerfærdigheder er generelt påkrævet sammen med evnen til at skrive mindst 50 ord pr. Minut.

Den administrative assistent er generelt den første person, som de fleste mennesker menneskervil se, hvornår de kommer ind på kontoret, så det er vigtigt at være venlig, høflig og professionel.Diskretion og respekt er andre vigtige personlighedstræk.En administrativ assistent interagerer med mange mennesker hele dagen, når man accepterer opkald, sender vigtige dokumenter eller pakker eller hjælper klienter, så evnen til at multi-task er vigtig.I et større kontorindstilling kan der kræves et større antal administrative assistentopgaver.

Nogle af disse ekstra opgaver kan omfatte overvågning af andre ansatte, koordinering og kørsel af personalemøder, vedligeholdelse af et kontorbudget, der tager lager af og bestiller kontorartikler, og sørge for, at eventuelle nødvendige opgaver er afsluttet til tiden.En administrativ assistent kan også være ansvarlig for at ansætte og uddanne nyt kontorpersonale og opretholde en tidsplan for andre på kontoret.Administrative assistenter kan også blive bedt om at lære at håndtere branchespecifikke opgaver for arbejdsgivere som advokatfirmaer, medicinske kontorer eller bankvirksomhed.

En god administrativ assistent vil være en, der kan jonglere med de flere administrative assistentopgaver, mens de sørger for, at alt arbejde erafsluttet til tiden.Nogle administrative assistenter er generelle assistenter for hele kontoret, mens andre er specialiserede inden for specifikke områder, såsom finansiering eller markedsføring.En karriere som administrativ assistent kan være en lukrativ og givende og tilbyder generelt mange frynsegoder såsom sundhedsmæssige fordele og relativt stabile timer.En administrativ assistent kan arbejde på fuld tid eller deltid, afhængigt af kontorets behov.