Hvad gør en kirkesekretær?
En kirkesekretær håndterer normalt alle administrative spørgsmål for en kirke, fra at besvare telefoner til design af bulletins, lave kopier og styre korrespondance.Jobbet er dog ofte meget mere end bare jonglering af papirer og ringetelefoner.De fleste sekretærer skal også fungere som et ansigt for hele organisationen.Grundlæggende viden om kirken, dens struktur og dens tro er ofte vigtig, da sekretæren kan opfordres til at besvare brede spørgsmål fra en lang række mennesker.
Det detaljer om, hvad en kirkesekretær nødvendigvis afhænger af detaljerne i den omtvistede organisation.Det meste af tiden udgør dog administrative opgaver hovedparten af jobbet.Sekretæren administrerer normalt kirkernes front office.Dette involverer vedligeholdelse af masterkalenderen, planlægningsaftaler og at vide, hvordan man når alt personale.Han eller hun skal være velbevandret i kirkens programmering og skal vide, hvordan man dirigerer specifikke spørgsmål fra offentligheden.
Til en vis grad skal en kirkesekretær være en generel kirkesessource, både for kongreganter og for omverdenen.På indersiden er han eller hun ansvarlig for at forbinde kirkemedlemmer med præster, styre tilmeldinger til klasser og begivenheder og offentliggøre og distribuere meddelelser.Dette inkluderer ofte styring af e-mail-databaser såvel som trykte flyere og bulletins.
Sekretærer skal også repræsentere kirken og dens programmering til omverdenen.Nykommerne med spørgsmål om tjenester eller begivenheder når normalt kirkesekretæren som et første referencepunkt, når de ringer.Sekretæren skal være i stand til høfligt og ærligt at besvare spørgsmål om kirken og dens politikker.Planlægning af pastoral rådgivning, giver fakta om bryllups- og begravelsesplanlægning og besvarelse af spørgsmål om kirkens grundlæggende overbevisning alle kommer inden for kirkesekretærens jobbeskrivelse.
I nogle kirker, især dem, der er meget store, kan en kirkesekretær tildeles en individuel præst eller præst.Denne form for kirkesekretær ligner på mange måder som en personlig assistent.Han eller hun vil administrere præstens personlige tidsplan og modtage og sende korrespondance i præstens navn.Sekretæren vil interagere med andre medlemmer af kirkepersonalet og vil lejlighedsvis påtage sig mere generelle opgaver, som at hjælpe med at forberede ugentlige nyhedsbreve, men tilbringer størstedelen af hver dag i tjeneste for kun en person.Kirker med denne struktur anvender normalt flere sekretærer: ofte et for hvert medlem af seniorledelsen og en eller flere til at sidde i receptionen og håndtere flere generelle undersøgelser.
Alle sekretærer skal normalt arbejde sammen for at opretholde konsistens, både i opsøgende og i opgavestyring.Dette gælder lige så meget for store kirker med flere sekretærer, som det gør for små kirker med forskellige deltidsadministrative assistenter, der arbejder sammen for at dække jobbet.Kirkekontoret er en integreret del af de fleste kirkeorganisationer, og sekretærens primære rolle er at sikre, at dette kontor er effektivt, effektivt og nyttigt.