Hvad gør en konferenceplanlægger?

En konferenceplanlægger er en person, der er specialiseret i planlægning og organisering af konventioner, lige fra møder af læger til tegneserie -konventioner.Konventionsplanlæggere kan arbejde på populære konventionswebsteder og tilbyde hjælp til folk, der booker disse websteder med det formål at afholde konventioner.De kan også arbejde for private virksomheder, og nogle konferenceplanlæggere er specialiserede i bestemte typer konventioner og bliver den go-to-person for folk, der ønsker, at konventioner skal køre glat og tiltrække deltagere.

Organisering af en konvention kræver en stor indsats.Ud over at sikre et websted, hvor konventionen skal afholdes, tager en konventionsplanlægger også sig af at få ansvarsforsikring, en arbejdsstyrke for konventionen og eventuelle særlige objekter og støtte, der er nødvendig af konventionens deltagere.Konventionsplanlæggere kan også booke suiter af værelser på lokale hoteller, koordinere transport til og fra større lufthavne og arrangere indkvartering for gæstetalere og honorees på konventionen.Planlægningstjenester inkluderer også arrangementer for måltider, få tilladelser, hvis de er nødvendige for konventionen, organiserer sikkerhed og tager sig af specielle tjenester såsom en dagpleje for konventionens deltagere.

Ud over at håndtere de fysiske nødder og bolte i denKonvention, konferenceplanlæggeren håndterer også trykt materiale til konventionen, fra skilte til at dirigere mennesker omkring anlægget til konventionsprogrammer, der blev uddelt til folk, der deltager i konventionen.Konventionsplanlæggeren organiserer og udgiver en tidsplan, bøgerhøjttalere og panelgæster og tager forbehold fra folk, der planlægger at deltage i konventionen.Reservationssystemer inklusive sporingssystemer til betalinger og systemer til at generere navne.Konventionsplanlæggeren sammensætter også Goody -tasker og andre materialer til personer, der deltager i konventionen.

Konvention Organisering inkluderer også normalt markedsføring og anden kommunikation, der inkluderer mailere, websteder, e -mail -lister og arrangementet af opslagstavler for deltagere, der ønsker at netværkeFør konventionen.Konventionsplanlæggeren koordinerer også modtagelsen af objekter, der sendes til konventionen, såsom kabiner og båse for et salgsgulv, bøger af forfattere, der taler på konventionen, og så videre.Organisering af konferenceområdet er også en kritisk del af jobbet, hvor konferenceplanlæggere tildeler displayplads, bestemmelse af, hvilke paneler og begivenheder der skal gå hvor, og sikre, at deltagerne går hen til det sted, de har brug for.

En konferenceplanlægger er normaltHjælpet af et personale, som forskellige opgaver kan delegeres til, og medarbejdere er til stede på alle tidspunkter under konventionen for at håndtere problemer, når de opstår.Denne type arbejde kræver fremragende organisering og menneskers færdigheder og evnen til at jonglere med mange forskellige opgaver på én gang.På en given dag kan en konferenceplanlægger beskæftige sig med en taler, der er dæmpet om hotelophold, lokalt politi, der er bekymret for parkeringsspørgsmål, leverandører, der ønsker at skifte plads på konferencebunden og en bred vifte af andre problemer.