Hvad gør en afdelingssekretær?
En afdelingssekretær er typisk ansvarlig for en lang række gejstlige arbejde og for at lette kommunikationen mellem forskellige medlemmer af en afdeling.Meget af dette arbejde involverer oprettelse og brug af indtastede dokumenter, ofte ved hjælp af forskellige computerprogrammer, der leveres til andre personer inden for afdelingen.Arkivering og organisering af papirarbejde kan også være et vigtigt aspekt af det arbejde, der udføres af en afdelingssekretær, skønt meget af dette er blevet edb.Kommunikation mellem forskellige mennesker inden for en virksomhed kan også finde sted gennem en sekretær, der kan være ansvarlig for at føre tilsyn med intra-office-meddelelser og videresende oplysninger til forskellige ansatte.
De opgaver, der udføres af en afdelingssekretær, kan variere ganske lidt, afhængigt afden forretning, som han eller hun arbejder for.Generelt involverer imidlertid en stor del af det arbejde, der udføres i denne position, oprettelse og organisering af forskellige dokumenter, som virksomheden har brug for.En manager skriver muligvis en tidsplan for en afdeling for hånd og leverer den derefter til afdelingssekretæren for at indtaste den.Disse typer interaktioner er temmelig almindelige, og derfor kan sekretæren være afhængig af at hjælpe andre med færdiggørelsen af mål og opgaver efter behov.
Arkivering og organisering af fysiske dokumenter kan også være en vigtig del af arbejdet, der udføres af en afdelingsekretær.Selvom disse typer pligter kan virke trivielle til tider, er det ekstremt vigtigt, at papirarbejde og poster kan findes og bruges, når det er nødvendigt.Hvis en medarbejder skal være i stand til at finde økonomiske papirer til en klient, for eksempel, kan ordentlig arkivering og organisation betyde en forskel i timers arbejde for at finde det.
Digital information har erstattet fysiske papirer på mange måder, men så er det dogMeget af denne type arkivering er formindsket.En afdelingssekretær kan forventes at skabe fysisk sikkerhedskopi af digitale filer og organisere dem på en pålidelig måde.Korrekt mærkning og arkivering af disse typer backup -poster kan kræve koordinering mellem en sekretær og informationsteknologi (IT) ansatte i et selskab.
En afdelingssekretær kan også forventes at hjælpe med kommunikation inden for et kontor eller andet forretningssted.E -mail og forbedret telefonteknologi har gjort interaktioner mellem medarbejdere lettere end nogensinde før, men en sekretær kan stadig være vigtig for at videresende information.Den tidsplan, som en afdelingssekretær blev bedt om at skrive, for eksempel, kan være nødvendigt at blive sendt til hver medarbejder bagefter.Indgående telefonopkald kan også modtages af en sekretær og derefter videresendes efter passende gennem en virksomhed.