Hvad gør en dokumentindekser?

Det er jobbet for en dokumentindeks at sortere og klassificere dokumenter, så de let kan hentes til senere visning.Disse personer kan arbejde i forskellige omgivelser, herunder statslige agenturer, hospitaler og universiteter.At udføre dette job godt kræver normalt en person, der er ekstremt organiseret og i stand til at arbejde uafhængigt.Generelt inkluderer en dokumentindeksers jobopgaver at sortere nye dokumenter, hente eksisterende dokumenter, fjerne unødvendige dokumenter, svare på forespørgsler og udføre forskellige gejstlige opgaver.

En af de vigtigste opgaver i en dokumentindekser er at sortere gennem nye dokumenter og placere dem på deres rette steder.For eksempel, hvis han arbejder på et universitet, kan en dokumentindekser muligvis klassificere studerendes poster og sortere dem alfabetisk.Hvis han arbejder i et retsbygning, kan han muligvis sortere kriminelle poster.Denne praksis kræver, at en person følger retningslinjer for arbejdspladsen og opretholder nøjagtighed.Et dokument, der er placeret i et forkert område, kan udgøre fremtidige problemer.

Hentning af eksisterende dokumenter spiller også en stor rolle i denne position.Hver gang en person har brug for at se et dokument, er det et dokumentindeksers ansvar at hurtigt få det.I tilfælde af et universitet skal han muligvis hente en studerendes filer for at afgøre, hvilke klasser der skal tages det følgende semester.Dette er grunden til, at det er så vigtigt for en dokumentindekser at være organiseret og klassificere alle dokumenter korrekt.

For at forhindre rod og vedligeholde orden er det at fjerne unødvendige dokumenter en anden jobtold.Dette involverer typisk at slippe af med udløbne dokumenter, der ikke længere er relevante.Et eksempel ville være at fjerne studerendes poster, efter at den studerende er uddannet.I nogle tilfælde overføres disse filer til en separat skraldespand.I andre vil en dokumentindekser ødelægge dem i henhold til virksomhedsprotokollen. sammen med dette vil han ofte blive forpligtet til at svare på forespørgsler om visse dokumenter.Dette kan involvere spørgsmål fra offentligheden, kolleger eller vejledere.Når dette sker, skal en dokumentindekser finde det korrekte dokument og give svar.Dette aspekt af jobbet kræver, at en person har nogle interpersonelle færdigheder. Derudover er en dokumentindekser også ansvarlig for at udføre forskellige gejstlige opgaver.For eksempel er han muligvis nødt til at besvare telefonopkald, sende faxer eller bringe mail til de relevante personer.Hvis arbejdspladsen er travlere end normalt, kan han være nødt til at hjælpe sekretæren eller andre afdelinger.Derfor skal han være alsidig og i stand til at improvisere, når det er nødvendigt.