Hvad gør en receptionist i receptionen?
En receptionist i receptionen hilser besøgende, når de ankommer til et firma, og er ofte den første stemme, folk hører, når de ringer til virksomheden.Han eller hun udfører normalt også en række administrative opgaver, herunder distribution af mail og arkivering.Afhængig af arbejdspladsen kan en person i denne position specialisere sig i ting som fakturering, foretage reservationer eller hjælpe med sikkerhed.Han eller hun kan arbejde overalt, der har et indbydende område, fra et produktionsanlæg til et hotel.
Pligter
De vigtigste opgaver hos en receptionist er at få folk til at føle sig velkomne, besvare spørgsmål og henvise dem til andre dele afbygningen.Derudover udfører de fleste kontorarbejde.De håndterer skriftlig korrespondance, planlægger aftaler, sender og videresender e-mails, samler rapporter og holder kontoret kørende.Forberedelse af breve og pakker til forsendelse er en regelmæssig opgave, ligesom det er at udvikle gode forhold til forsendelses- og kurer -tjenester.
Receptionister, der har været i jobbet et stykke tid, kan have yderligere opgaver, som let bogføring og forske på potentielle leverandører.Dette er især almindeligt i virksomheder, der ikke har andet administrativt personale, som en sekretær.Han eller hun kan også generere rapporter og regneark og hjælpe med at organisere møder.Nogle virksomheder har også receptionister opretholder filer på andre ansatte, herunder oplysninger om deres deltagelse og præstationsanmeldelser.
Specialiseringer
Receptionister i receptionister har undertiden specialiseringer baseret på deres arbejdsplads.For eksempel kan en, der arbejder på et advokatkontor, muligvis have en grundlæggende forståelse af den type lov, som hans eller hendes firma har specialiseret sig i, mens en, der arbejder i et medicinsk kontor, muligvis skal være i stand til at udføre medicinsk fakturering og forstå det grundlæggendeaf sundhedsforsikring.Ligeledes skal receptionen for et hotel være i stand til at tage forbehold og dirigere mennesker til lokale virksomheder og vartegn.De, der arbejder på steder, der fremstiller konkrete produkter eller husudstillinger, som en fabrik eller museum, kan også føre besøgende på ture.Nogle steder kan også have mennesker i denne position til at hjælpe med sikkerhed ved at logge besøgende ind og ud eller bede besøgende om identifikation.
Personlige og uddannelsesmæssige krav
En receptionist i receptionen skal være meget organiseret, venlig og engagerende.Han eller hun skal være i stand til at multitask meget godt og være i stand til at prioritere projekter, når det er nødvendigt.Forskellen mellem en god og en stor receptionist kommer ofte ned på gode problemløsningsevner og evnen til at interagere med en lang række mennesker.
Enhver i denne position skal være godt at arbejde med computere og telekommunikationssystemer.Han eller hun skal regelmæssigt kontakte medarbejdere, kunder og leverandører og skal være i stand til effektivt at ringe, e-mail og sms-folk efter behov.Selvom det ikke altid er påkrævet, er webvideo -konferencer og Voice over IP (VoIP) -uddannelse et plus.
Der er ingen formelle uddannelseskrav, der skal komme til en receptionist.Nogle virksomheder tager folk, der bare har et gymnasiumseksamen og træner dem på jobbet.At have mindst en associeret grad kan dog øge en persons chance for at få denne type job, og nogle steder kræver mere avancerede grader.