Hvad gør en ledelsesassistent?

En ledelsesassistent, også kendt som en udøvende sekretær, yder hjælp til en eller flere ledere på seniorniveau.Denne person støtter muligvis præsident, administrerende direktør, vicepræsident eller afdelingsleder i en organisation.Pligter kan være relateret til administrative funktioner, der er specifikke for de udøvende og organisations behov.Arbejdsansvar for en ledelsesassistent går typisk ud over generelle gejstlige funktioner for at involvere komplekse opgaver såsom analytisk forskning og rapportforberedelse.En ledelsesassistent kan også føre tilsyn med andet gejstligt personale i organisationen.

En person, der er ansat som ledelsesassistent, er ansvarlig for at håndtere de administrative funktioner for enten en eller flere seniorledere.Det administrative ansvar, som den udøvende er ansvarlig for inden for organisationen, tildeles typisk til denne person.Meget af denne administrative support inkluderer forberedelse af memoer, e -mails og anden korrespondance på direktørens vegne.Denne person opretholder et arkiveringssystem, svarer telefonopkald og ruter meddelelser.Yderligere opgaver kan involvere sortering af mail og faxer.

Udførelsesansvar effektivt kan kræve at have gode organisatoriske færdigheder og evnen til at multi-task.Den udøvende sekretær er muligvis ansvarlig for at organisere møder og konferencer.Dette kan også kræve koordinering af flere skemaer og håndtering af alle detaljer, der vedrører mødet.Generelt er det også en del af denne persons ansvar at forberede dagsordenen og bestille måltider eller forfriskninger.

Når udøvelsen skal rejse for erhvervslivet, er ledelsesassistenten normalt ansvarlig for at sikre flyselskab, biludlejning og hotelarrangementer efter behov.Ledelsesassistenter vil ofte opretholde den udøvende kalender og holde den udøvende udøvende daglige og kommende aftaler, møder og virksomhedsrelaterede rejser.Han vil typisk forberede præsentationsmateriale til sin chef, der er forbundet med møderne.

Meget af de administrative opgaver, der er tildelt ledelsesassistenten, afhænger af, hvad den udøvende er villig til at delegere.Dette kan føre til mere komplekse opgaver ud over de grundlæggende gejstlige opgaver, der typisk er påkrævet for en, der hjælper en anden person.Et eksempel på disse komplekse opgaver er at forberede og distribuere rapporter.

Kendskab til computerapplikationer med mellemliggende eller avancerede færdigheder er typisk vigtig for at udføre opgaver med minimum tilsyn.Ledelsesassistenten kan også styre specielle projekter relateret til hele organisationen og vedligeholde databaser.Afhængig af virksomhedens størrelse kan HR -generalistopgaver også være en del af hans daglige ansvar.

Et andet ansvar for nogle ledelsesassistenter kan også involvere overvågning af det gale på lavere niveau i organisationen.Dette kræver at have lederegenskaber og ledelsesevner.Det er muligt, at ledelsesassistenten bliver nødt til at planlægge, tildele og overvåge arbejdsstrømmen for det gejstlige personale inden for afdelingen.Sammen med overvågning er assistenten typisk go-to-personen til de daglige kontoroperationer vedrørende kontorudstyr eller bygningsvedligeholdelsesproblemer.