Hvad gør en privat sekretær?
En privat sekretær rapporterer ofte til en virksomhedschef eller ejer af små virksomheder.Denne specielle assistent kan udføre rutinemæssige opgaver såsom at besvare telefonopkald, åbne posten og indstille aftaler.Jobbet kunne også involvere deltagelse i møder, notere og skrive protokollen fra disse sessioner.Når en manager skal rejse, kan sekretæren være ansvarlig for at foretage flyselskab og hotelreservationer eller få midler godkendt til udgifter.
Hovedformålet med en privat sekretær er ofte at håndtere dagligdags opgaver, der ellers ville tage en stor del afen ledende tid.Denne arbejdstager bruges også til at forhindre, at manageren er i overdreven afbrydelser, både personligt og telefonisk.Af denne grund screener en sekretær ofte telefonopkald og besøgende og tager beskeder til chefen snarere end at give enkeltpersoner mulighed for at tale direkte med denne person.
En privat sekretær kan også screene skriftlig korrespondance.Dette kan involvere afhentning af mailen og åbne den.Brev, der skal håndteres af chefen personligt, kunne derefter overføres.I nogle tilfælde kan sekretæren have adgang til virksomheds e-mail-konti og screene dem også.
Når en direktør afholder et møde, vil en privat sekretær undertiden deltage.Dette er, så sekretæren kan notere mødet og nedskrive spørgsmål, der er stillet.Efter begivenheden kan sekretæren være ansvarlig for at skrive protokollen og distribuere dem til de deltagende.
En privat sekretær fungerer ofte som en slags personlig assistent.Dette betyder undertiden at tage sig af rejsearrangementer for vejlederen.Assistenten kunne også planlægge aftaler til en direktør til at udføre forretning, der vedrører denne rejse, for eksempel at hente en lejebil eller droppe tørrensning.
I mange organisationer har denne specielle assistent meget at gøre med et afdelinger -budget.Den private sekretær kan være ansvarlig for at indsende forslag til nye projekter og få estimater for arbejdskraft eller materialer.I nogle tilfælde kunne denne arbejdstager være ansvarlig for en lille kontantfond eller shopping til kontorartikler.
Mængden af uddannelse, der er nødvendig for at blive privat sekretær, varierer fra den ene organisation til den næste, men involverer generelt mindst et gymnasiumseksamen.College -kurser i forretningsadministration kan også være nyttige.En behagelig personlighed og evne til at arbejde godt under pres forventes, da denne sekretær kan kræves for at udføre en række forskellige opgaver i hele arbejdsdagen.