Hvad gør en indkøbsassistent?
En indkøbsassistent udfører væsentlige opgaver inden for brancher, der kræver en konstant forsyning af varer, såsom fremstillingsvirksomheder.Denne administrative position sikrer, at arbejdstagere har nok materialer til effektiv produktivitet, samtidig med at de holder omkostningerne nede for højere samlede selskabsoverskud.Indkøbassistenter skal være komfortable med det skriftlige og talte ord såvel som dygtige til matematiske beregninger.
Hovedpligten for en indkøbsassistent er planlægning af materielle køb og estimering af ankomsttider.Virksomheder kan ikke løbe tør for vigtige ting til oprettelse af et meget ønsket produkt, såsom interne mobiltelefonkomponenter.Assistenten verificerer den aktuelle lager og observerer dens udtømning, både på papir eller i elektroniske filer, og i det fysiske lager.Lave lagerniveauer kræver et køb fra den specifikke leverandør for en rettidig forsendelse, hvilket forhindrer, at eventuelle lagerhuller.
Nøjagtighed ved bestilling er vigtig for en vellykket indkøbsassistent.Hver varemængde skal bekræftes, før indkøbsordren placeres hos sælgeren.En useriøs skrivefejl eller fejl kan ved et uheld ændre en ordre fra 44 til 444 varer, hvilket forårsager en enorm udgift for virksomheden og overdreven lagerniveauer.
Når en forsendelse er modtaget, skal indkøbsassistenten verificere, at de sendte varer matcher indkøbsordren imængde og type.Eventuelle variationer fra indkøbsordren skal løses ved at kontakte sælgeren.Assistenten skal have skarpe kommunikationsevner til afvikling af misforståelser af forsendelser.Kommunikation med leverandører kan være i form af telefonopkald, e -mail eller faxer.
En anden nøglepligt for en indkøbsassistent er at finde nye leverandører med kvalitetsprodukter og lave omkostninger.Materialeomkostninger har en tendens til at stige med inflationen, hvilket får det samlede fremstillede produkt til at have en højere prismærke.Indkøbassistenter kan finde alternative materialeleverandører gennem branchenetværk for at give forsyninger mindre dyre.Assistenten kan endda have konferencesamtaler med sine vejledere og den mulige nye leverandør for at oprette en forretningsaftale.
Afhængig af industrien kan indkøbsassistenten muligvis være bekendt med regeringens toldlovgivning for import af materialer.Mange virksomheder bruger materialer fra andre lande og skærer essentielle dele omkostninger.Import af dele tager mere tid end at flytte materialer indenlandske, så assistenten er nødt til at tage den ekstra forsendelsestid i betragtning for at forhindre produktionsafbrydelse.
Denne assistent godkender også generelt betaling af modtagne varer.Eventuelle tvister om en forsendelse betales ikke, før indkøbsassistenten løser og godkender salgsregningen.Assistenten kan være nødt til fysisk at tælle lagerbeholdning gentagne gange for at løse mængder uoverensstemmelser, hvilket kræver smidig bevægelse gennem lagerbeholdere eller lagre.