Hvad gør en projektassistent?

En projektassistent hjælper normalt en projektleder eller en projektdirektør med de pligter, der er nødvendige for at udføre et job.I de fleste tilfælde inkluderer dette gejstlige og administrative funktioner.Projektassistenten kan også deltage i møder og vil sandsynligvis være ansvarlig for at besvare spørgsmål i projektledere fravær.Afhængig af projektets størrelse kan assistenten være dedikeret til et enkelt job og projektleder eller kan hjælpe mere end en manager på mere end et projekt samtidig.

Kernen i et projektassistentjob drejer sig generelt omkring gejstlige og administrative opgaver.De fleste projekter er meget afhængige af filer og regneark, herunder tidslinjer, budgetter og opgavelister.At holde disse opdaterede, kommunikere opdateringerne og dokumentere ændringer er en kritisk del af projektstyring og er pligter, der generelt falder til assistenten, når der er en.Mange virksomheder har specifikke krav til, hvad der skal dokumenteres, og hvad der skal opbevares i fysiske filer.

Andre typer papirer falder ofte også til projektassistenten.Dette kan omfatte anmodning og arkivering af forsikringsformularer og tilladelser, udfyldning af indkøbsordrer og mere.Det inkluderer også ofte styring af korrespondance, såsom at levere regelmæssige rapporter og opdateringer til klienten.

Projektassistenten deltager også ofte på møder og deltager i konferenceopkald.Dette inkluderer typisk både interne teammøder såvel som klientmøder.I mange tilfælde får assistenten til opgave at notere sig og udvikle og distribuere en mødestrapping bagefter.En vigtig del af sådanne rapporter er identifikationen af handlinger og tildelingen af ansvar for hver.Det er også vigtigt at identificere forfaldsdatoer.

Mens projektlederen eller direktøren traditionelt har mere ansvar for at tage beslutninger, styre kundeforhold og sikre, at projektet forbliver på budgettet og efter planen, skal assistenten være opmærksom på status for status for statusProjekt til enhver tid, fordi han muligvis bliver opfordret til at besvare spørgsmål, hvis manageren ikke er tilgængelig.Projektledere kan være på møder, være syge eller på ferie, når et stykke information er nødvendigt af et teammedlem eller en klient, for eksempel.At vide, hvor man kan finde dataene, er kritisk.

En projektassistent, der ikke er dedikeret til et enkelt projekt, men snarere er ansvarlig for at støtte flere ledere eller flere projekter, vil være ansvarlig for at udføre disse opgaver for hvert projekt.Dette betyder, at assistenten skal være meget organiseret.Han skal også være i stand til at prioritere pligter og vide, hvad han skal gøre, når kravene fra to eller flere projekter er i konflikt.