Hvad gør en forsyningskontor?

Forsyningskontorer er personer, der er tiltalt for ansvaret for at styre forsyningsområderne for virksomheder på en måde, der sikrer, at alle vigtige forsyninger, der er nødvendige for den fortsatte drift af virksomheden, er tilgængelige i tilstrækkelige mængder.Typisk vil forsyningskontoret arbejde i takt med afdelingens vejledere og indkøbsagenter for at bestemme mængden af forskellige varer for at holde sig til rådighed og for at udvikle kriterier for ombestilling baseret på brugsmønstre som et middel til at holde forsyningsbeholdningen inden for rimelige grænser.For at opnå dette vil en forsyningskontor administrere de processer, der bruges til at udbetale genstande fra forsyningsrummet, udføre periodiske lagerforsoninger for at sikre nøjagtigheden af forsyningsrumsregistreringer og indlede rekvisitioner til at købe agenter, der er i drejet tildelt en indkøbsordrenummer og placeret hos leverandører til ordreopfyldelse.

En af de vigtigste opgaver hos en forsyningskontor er at opretholde nøjagtige poster af både typen og mængden af varer, der er placeret i forsyningsrummet.I årtier tidligere blev dette ofte administreret med en eller anden form for manuelt arkiveringssystem, der gjorde det muligt hurtigt at sende kvitteringer af for nylig modtagne varer, mens de også sendte udbetalinger af varer til forskellige afdelinger.Som en del af processen ville autoriserede personer fra disse afdelinger udfylde en enkel anmodning til visse dele eller andre varer, der bemærker den afdeling, der ville modtage disse varer.Forsyningskontoret ville bruge anmodningen om at trække varen og mængden fra beholdningen og levere disse varer til denne afdelingsrepræsentant.På det tidspunkt vil anmodningsformularen blive opdateret med datoen og tidspunktet for udbetalingen, underskrevet af afdelingsrepræsentanten og derefter brugt af forsyningskontoret til at trække denne mængde og type gode fra lagerregistret.

En forsyningskontor vil også gøre brug af kopier af afleverings- og pakkelister for at modtage indgående varer og tilføje dem til inventaret.Typisk vil varerne blive inspiceret, før accept derefter blev underskrevet for og tildelt et specifikt sted i forsyningsrummet til opbevaring.Tildelingen af specifikke placeringer gjorde det lettere at hente varerne, når og efter behov af forskellige afdelinger, og også minimerede chancerne for fejl i enhedstællinger.

I dag tillader teknologi forsyningskontoret hurtigt at indtaste opdateringer til forsyningsbeholdningen via en computerdatabase.Databasen kan programmeres til at identificere ethvert element, der er i nærheden af minimumsenhederne for at holde sig til rådighed, hvilket giver kontorist muligheden for hurtigt at forberede og indsende rekvisitioner til ombestilling.Brug af en forsyningsdatabase hjælper også med en løbende opgave, der er fælles for mange forsyningssystemer, kendt som et cyklusantal.I det væsentlige er et cyklustælling et periodisk fysisk antal af alle varer i lagerbeholdningen og bruges til at forene eventuelle uoverensstemmelser, der måtte eksistere mellem forsyningsregistret og det faktiske antal enheder af hver vare, der findes i inventaret.Denne opgave gør det muligt at give mulighed for forskelle, der kan forekomme på grund af fejl i tælling eller dele og andet udstyr, der kan erklæres forældet, og AIDS til at sikre, at vigtige forsyninger altid er tilgængelige, når det er nødvendigt.