Hvad gør en administrativ koordinator?

Generelt styrer og støtter en administrativ koordinator kontorer for en virksomhed eller organisation.De vigtigste jobopgaver inkluderer typisk at yde omfattende administrativ support, overvåger supportpersonalet og hjælpe med at styre budgettet.Disse opgaver er velegnet til en person, der er selvmotiveret, omhyggelig og praktisk.

Primære opgaver

Hovedrollen for en administrativ koordinator fungerer som en forbindelse mellem afdelinger, uden for leverandører og medarbejdere.For at fungere effektivt har de fleste organisationer et komplekst hierarki af enkeltpersoner og specialister, der skal arbejde sammen for at få tingene gjort.Administrative koordinatorer organiserer, overvåger og letter denne arbejdsgang.De kan også blive opfordret til at lære de tekniske detaljer og indre arbejde i en organisation for at yde specialiseret support.

For eksempel, hvis et fakultetsmedlem på et universitet har brug for refusion for rejseudgifter, kan koordinatoren muligvis arbejde med flereAndre afdelinger for at sikre midlerne.Han eller hun arbejder muligvis med rejsekontoret, regnskabsafdelingen, fakultetsstøttepersonalet eller andre til at behandle de nødvendige oplysninger til fakultetsmedlemmet.En administrativ koordinator med specialiseret viden om universitets refusionsprotokol kan normalt bedre tjene fakultetsmedlemmet end andre skolemedarbejdere.

Administrerende personale

Den administrative koordinator for en stor organisation administrerer normalt supportpersonalet.Disse medarbejdere inkluderer typisk ikke-overvågningsansatte i afdelingen, der leverer gejstlige, sekretær eller finansielle tjenester.De fleste koordinatorer er også ansvarlige for at ansætte nye medarbejdere, evaluere eller irettesætte nuværende medarbejdere og indstille arbejdsopgaver.

Supportopgaver

En administrativ koordinator er muligvis nødt til at udføre grundlæggende gejstlige opgaver, især hvis organisationen, han eller hun arbejder for, er lille.Han eller hun kan være involveret i at opretholde databaser, oprette rapporter, skrive breve og arbejde på andre generelle supportaktiviteter.Koordinatorer er ofte ansvarlige for at vedligeholde kontoret, herunder indkøb af forsyninger, arbejde med facilitetsstyring og sikre vedligeholdelse til udstyr.

Budgettering

En anden vigtig opgave for en administrativ koordinator er at hjælpe med at forberede og implementere organisationsbudgettet.De fleste koordinatorer er typisk involveret i en vis grad i den økonomiske styring af deres virksomhed.De er ofte involveret i at overvåge, hvordan penge bruges, hjælper med at kontrollere omkostninger, godkende udgifter og skrive økonomiske rapporter.

At blive en administrativ koordinator

Hovedkvalifikationen for en administrativ koordinator er forudgående arbejdserfaring, hvor mange organisationer kræver en ækvivalentpå syv år i administrativ støtte.Mange koordinatorer havde tidligere holdt stillinger som kontor- eller administrative ledere, administrative assistenter eller som kundeservicerepræsentanter.Foruden erfaring kræver mange af disse positioner mindst et gymnasiumseksamen eller generel ækvivalenseksamen (GED).Nogle organisationer kan kræve en bachelor eller endda en college-grad på kandidatniveau.