Hvad gør en administrativ officer?

Det primære job for enhver administrativ officer er at styre papirer og personaleopgaver, der er nødvendige for at sikre, at den daglige forretning kører glat.Disse slags fagfolk er normalt noget højtstående og har typisk ledelsesansvar ud over deres skrivebordsarbejde.De fleste virksomheder og regeringsenheder ansætter disse slags mennesker til at hjælpe med at sikre, at interne drift og forretningsfunktioner sker, som de skal.I næsten enhver sammenhæng involverer jobbet fire hovedfunktioner: kommunikation, koordinering, daglige administrative opgaver og langvarig planlægning.

Rolle i virksomheder

Mange af de mest kendte administrative officerer arbejder i virksomheder.I store virksomheder er der ofte en hel afdeling dedikeret til administrative anliggender, og officeren fungerer som hoved.Mindre organisationer ansætter typisk denne form for professionel til at arbejde sammen med andre ledere på en meget mere praktisk måde.I begge tilfælde centrerer jobbet om ledelse.Den administrative officer er ansvarlig for at føre tilsyn med processer og personale for at sikre, at virksomheden er i stand til at opfylde visse definerede mål.Dette kan involvere alt fra at tildele projekter til at skrive rapporter og analysere outputnumre.Meget af arbejdet er "internt", hvilket betyder, at det er baseret på papirrapportering og arkivering.

Regeringspositioner

De fleste regeringer har også brug for administrative officerer, skønt disse fagfolks verden har en tendens til at være noget anderledes.I stedet for at hjælpe et firma med at nå sine egne mål, er denne persons job at hjælpe med at formidle til offentligheden, hvordan valgte eller udnævnte ledere gør.Han eller hun kan også arbejde direkte med disse ledere for at sikre sig, at de bliver på sporet.Jobbet er stadig meget papircentrisk og involverer en masse rapportskrivning og nummer crunching.Den største forskel er det tilsigtede publikum og det overordnede mål.

Kommunikation

Administrative officerer i både virksomheder og regeringskontorer er normalt nødt til at fokusere meget på kommunikation.Disse fagfolk er normalt forbundet med både seniorledelse og frontliniepersonale, og til en vis grad er ansvarlige for at bringe beskeder frem og tilbage mellem disse to grupper.Al kommunikation skal typisk være klar, kortfattet og have en professionel tone.Evnen til at bestemme, hvilke oplysninger der skal deles og den bedste metode til kommunikation, er normalt meget vigtig.

Koordinerende teamaktiviteter

De fleste administrative officerer vil også fokusere meget af deres opmærksomhed på at bringe forskellige grupper af mennesker sammen, enten at producereSpecifikke rapporter eller for at få visse oplysninger om, hvordan det går.De typer aktiviteter og teams, der skal koordineres, afhænger af branchen, forretningsfunktionen og den samlede forretningspraksis.For eksempel kan officerer i et servicefirma muligvis være nødt til at koordinere tekniske placeringer, jobsteder og produktleverancer.I en medicinsk praksis kan jobbet dreje sig om at strømline informationsstrømmen mellem patienter, salgsrepræsentanter, konsulenter og de medicinske fagfolk, der udgør kernen i praksis.

Daglige administrative opgaver

Næsten enhver organisation har også en masse mindre opgaver, der kan virke dagligdags, men skal afsluttes for erhvervslivet at køre som sædvanligt.Meget af dette er papirerelaterede, og det meste falder under den administrative officerens vigtigste jobbeskrivelse.Dette inkluderer at betale regninger, udstede fakturaer til kunder, behandle betalinger modtagne og oprette lønningsliste for personalet.Overførsler til regeringen og andre agenturer skal også sendes ud med den korrekte understøttende dokumentation.

I små virksomheder eller agenturer er den administrative officer ofte ansvarlig for disse opgaver sig selv.Højere drevne ledere udfører ikke ofte disse slags opgaver personligt og foretrækker i stedet at de i stedet for DElegate dem til mere juniorpersonale mdash;Men de forbliver normalt ansvarlige for at sikre, at de udføres ordentligt og til tiden.Når en virksomhed har et faktureringsproblem eller falder bag på større betalinger, er den administrative officer ofte en af de første mennesker, der er skylden.

Planlægningsrolle

Den administrative officers arbejde sætter ham normalt eller hende i centrum for alle forretningsaktiviteter, hvilket giver et interessant perspektiv på, hvordan en masse forskellige ting kører og fungerer.Virksomheder og regeringer kan se efter måder at udnytte denne form for "se alle" tilgang, når det kommer til organisationsdækkende planlægning.Dette kan være så simpelt som at sætte rimelige mål for et kommende kvartal eller hjælpe med at strategisere en tilgang til en kampagne.En administrativ officer kan være tiltalt for at finde en større plads til organisationen, planlægge flytningen og for eksempel at designe arbejdsområdet eller få til opgave at finde udForskellige løsninger og mulige rettelser.

At få jobbet

Der er ingen enkelt liste over, hvad det kræver for at blive en administrativ officer, delvis på grund af hvor mange forskellige muligheder der er.Krav til ledelse i et større selskab er virkelig forskellige fra kravene i et lille non-profit eller lokalt regeringskontor.De fleste kandidater har afsluttet et post-sekundært træningsprogram i forretningsadministration eller ledelse, der demonstrerer deres kyndige, når det kommer til interne operationer og personalekoordination.Ud over grunduddannelse overlades imidlertid meget til det enkelte selskab.

Mange arbejdsgivere er mere interesseret i relateret arbejdserfaring end akademiske legitimationsoplysninger.Erfaring af løsning af problemer, styring af konflikt og brug af computersystemer er meget vigtigt.Evnen til at håndtere pres, arbejde under tidsbegrænsninger og håndtere modstridende prioriteter kan også være meget nyttige.I de fleste tilfælde er en omhyggelig gennemgang af en bestemt jobbeskrivelse den bedste måde for kandidater at finde ud af, hvad en bestemt mulighed faktisk vil kræve.

Undgå forvirring med kontoradministratorer

Jobtitlen "Administrativ officer" kan undertiden være let at forvirre med den lignende klingende "kontoradministrator" og administrative kontorassistentjob, skønt de to normalt er ganske forskellige.En kontoradministrator eller kontorassistent er dybest set en sekretær eller supportpersonale, der spiller en meget juniorrolle i arkivering, besvarelse af telefoner og andet administrativt arbejde på lavt niveau.Officerer er oftere ledere, der har en masse uddannelse og ekspertise og fungerer mere som ledere end tilhængere.Begge slags job involverer styring af forskellige papirbaserede opgaver bare på meget forskellige niveauer.