Hvad gør en Event Management Trainee?

En begivenhedsstyring, som praktikant arbejder under ledelse af en begivenhedschef for at sikre, at alle aspekter af en planlagt begivenhed kører jævnt.Begivenhedsstyring er et udtryk, der bruges til at beskrive handlingen om planlægning og gennemførelse af begivenheder, og mange skoler tilbyder grader i hotel- og gæstfrihedsstyring til at uddanne begivenhedsledere.Begivenhedsadministrationspraktikanten arbejder med begivenhedschefen for at koordinere temaet, budgettet, mad, spillested, musik, pressemeddelelser, sikkerhed og mange andre logistikaspekter, der kræves, når man er vært for en begivenhed.

Temaet er typisk det første emne, der diskuteres, når begivenhedLedere arbejder med en klient.At forstå nøjagtigt, hvad klienten ønsker, hjælper Event Manager og Event Manager -praktikanten ved, hvor de skal starte.Trainee -stillinger involverer ofte at undersøge historien bag temaet for at opnå historisk nøjagtighed.For eksempel skal en gået med vinden kostumefest omfatte antebellum kjoler og muligvis endda mad og musik fra perioden.Event Manager -praktikanten undersøger de normale varer fra den periode og giver Event Manager de nødvendige detaljer for at udvikle en plan.

Budgettering er et andet vigtigt aspekt i begivenhedsplanlægningen.Når temaet er etableret, vil begivenhedschefen diskutere budgetgrænser med klienten for at bestemme, hvilket forbrugsbeløb der er tilgængeligt.Praktikanten er derefter ansvarlig for at anmode om tilbud fra de forskellige leverandører, konsolidere informationen og give Event Manager en rapport til gennemgang.Afhængig af den endelige rapport kan der kræves forhandlinger for at sikre, at klientens behov imødekommes.Praktikanten kan sidde i forhandlinger mellem begivenhedschefen og enten leverandørerne eller klienten for at lære, hvordan kunsten til forhandling udføres.

En begivenhedsstyringstraine betragtes sommetider som en "gopher" på grund af antallet af tildelte sidste øjeblik.Efterhånden som begivenhedens dag nærmer sig, er mange små aktiviteter såsom at ringe til at bekræfte leveringer eller verificere R.S.V.P.Liste falder til praktikanten.Daglige feedback -sessioner er almindelige, hvor begivenhedschefen og praktikanten løber gennem en tjekliste for at sikre, at alle aspekter håndteres rettidigt.

På dagen for den faktiske begivenhed har Event Management Trainee typisk til opgave at koordinere bag kulisserne med de forskellige leverandører.Mundane ting som planlægning af parkerings- og losning af zoner til leverandørerne samt bekræftelse af de korrekte bestilte varer blev leveret fald til praktikanten.Når begivenheden er startet, kan Event Manager muligvis være en del af festlighederne, og praktikanten vil kontinuerligt overvåge leverandørerne for at sikre, at tingene kører problemfrit.

Når begivenheden er afsluttet, vil manager- og begivenhedsstyringspraktikant arbejde sammen med leverandørerne for at sikre, at lokalet er tilbage i uberørt tilstand, og at alle materialer fjernes.I dagene efter begivenheden vil praktikanten arbejde for at returnere eventuelle lejede eller lånte varer og udarbejde en rapport om de endelige udgifter.Manageren og praktikanten diskuterer eventuelle problemer, der resulterede og bestemte, hvordan man håndterede fremover.Når de endelige udgifter er betalt, arkiverer praktikanten begivenhedsrapporten og går videre til den næste begivenhed.