Hvad gør en udøvende assistent?

En udøvende assistent afsætter sin karriere til at hjælpe en virksomhedsembedsmand, normalt ved at give en kombination af professionel rådgivning og administrativ støtte.Mens det ansvar, der er forbundet med arbejdet, varierer afhængigt af den kultur, der hersker i et givet firma, er der et par grundlæggende opgaver, som alle assistenter udfører.De fleste af disse er relateret til sekretærarbejde, planlægning og kontakterstyring.Mange ledere behandler deres assistenter som deres go-to-mennesker for ideer, anbefalinger og fortrolig hjælp, og de hjælper med alt fra fotokopiering til pressemeddelelser.

Hierarki

Virksomheder med udøvende assistenter tildeler typisk en assistent pr. Direktør.Assistenten er ansvarlig for håndtering af opgaver, der er delegeret af den udøvende, der fungerer som hans eller hendes nærmeste vejleder.I mange tilfælde har assistenter skriveborde lige uden for deres leders kontorer for at være så tilgængelige som muligt.

Executive Assistants svarer typisk kun på deres navngivne Superior.De fungerer som denne persons fortrolige og kontorhjælper.Alt, hvad den udøvende behov har gjort, gør assistenten.De kan ledsage deres udøvende til forretningsmøder og er ansvarlige for at kende detaljer om andre deltagere.Afhængig af direktørens behov kan assistenter også komme med på virksomhedsture.I denne egenskab er assistenten normalt ansvarlig for at styre den udøvende tidsplan, arrangere møder og sikre, at han eller hun har læst det rigtige orienteringsmateriale og er klar til at holde de nødvendige præsentationer eller bemærkninger.

Klerikale opgaver

Ikke alt ved jobbet er så glamorøst som rejser og høje profilerede møder.Mange af en udøvende assistents daglige opgaver er gejstlige.Assistenter er normalt ansvarlige for at håndtere deres Superior's papirarbejde.Dette inkluderer mail, interkontorskorrespondenter og grundlæggende arkivering.Assistenten kan også opfordres til at styre en kalender, holde styr på mødetider, officielle aftaler og vigtige kontakter.

Ledelseskrav

Afhængig af virksomhedens struktur og størrelse kan en udøvende assistent have en eller flere assistenter af sig selv til at hjælpe med arbejdsbyrden.Disse er typisk sekretærer eller flere gejstlige medarbejdere på entry-level.Den udøvende assistent er normalt ansvarlig for at styre deres opgaver og delegere opgaver til dem efter behov.

I de fleste tilfælde har virksomhedslederen lidt eller ingen at sige over sekretærstrukturen, som hans eller hendes assistent opretter.Beslutninger om disciplin, roser og rejser overlades ofte til assistentens skøn, ofte i samråd med virksomhedens Human Resources Department.

Uddannelse og erfaring

At sikre et udøvende assistentjob kræver typisk en kombination af træning og praktisk erfaring.Generelt forventer, at ledere forventer, at deres assistenter er eksperter inden for virksomhedspolitikker og procedurer samt dygtige med grundlæggende kontorfunktioner.Det er ikke usædvanligt for en medarbejder at blive udøvende assistent efter at have arbejdet i en anden position inden for virksomhedsstrukturen.Mange sekretærer på lavere niveau går for eksempel videre til udøvende assistentstatus efter flere års stærk jobydelse.

De fleste virksomheder foretrækker, at assistenter har en grad af en eller anden type.Kursusarbejde inden for ledelse, menneskelige ressourcer eller endda sociologi kan være gavnligt, men normalt ved at holde en grad i noget er nok.Virksomhedsansættelsesledere ser ofte universitetsuddannelse som mere et mærke af prestige og samlet intellekt end som en kilde til specifik jobrelateret viden.

Dette er dog ikke at sige, at der kræves en collegeeksamen for at blive en udøvende assistent.I mange tilfælde er erfaring vigtigere end formel uddannelse.Selvom det kan være svært at blive ansat på på det udøvende niveau ImmeMed high school kan en person med kun et gymnasiumseksamen, der har tilbragt et antal år at arbejde som medlem af supportpersonalet i en virksomhedsindstilling, være den mest overbevisende kandidat.Virksomheder er ofte mere interesseret i, hvor godt en kandidat kan udføre jobbet end de skoler, der er navngivet på en CV.

Prestige og fordele

Executive assistenter betragtes normalt som noget elite, i det mindste når det kommer til supportpersonale.De har en tendens til at have privilegier, der ikke deles af andre administrative assistenter, både med hensyn til ressourcer og løn.I nogle virksomheder kan en udøvende assistent med en lang embedsperiode være berettiget til at deltage i pensionsprogrammer eller andre frynsegoder, der ikke er tilgængelige for ansatte i mindre positioner.

Forhold til personlige assistenter

I nogle tilfælde kan udøvende assistenter også udføre visse personlige opgaver, såsom at samle renseri eller arrangere ferieordninger for et familiekæledyr.Dette er dog ikke normale jobforpligtelser.Det meste af tiden er disse slags ikke-office-job opgaverne for en personlig assistent.Det kan være let at forvirre personlige og udøvende assistenter, skønt det arbejde, de udfører, er teknisk distinkt.En udøvende assistents eneste officielle rolle er at hjælpe en overlegen med at lykkes med jobbet.En personlig assistent er på den anden side normalt ansvarlig for at hjælpe en vigtig person med at organisere sit liv generelt, både personligt og professionelt.