Hvad gør en kontorassistent?
Office Assistant er et vagt udtryk, der kan beskrive mange forskellige typer job, der arbejdes på et kontor.Det kan undertiden bruges synonymt med ord som administrativ assistent, eller det kan henvise til kontorstøttepersonale, der hjælper arbejdet med administrative assistenter, udøvende assistenter eller sekretærer.Den gennemsnitlige kontorassistent kan arbejde en række job i kontorindstillingen og har generelt brug for grundlæggende kontorfærdigheder til jobbet.
En kontorassistent af denne sidste type kan muligvis udføre noget af følgende job:
- Svar telefoner
- Filog organiser information
- Tag beskeder
- Kør ærinder
- Type
- Do dataindtastning eller tekstbehandling
- Arbejde for at understøtte andet kontorpersonale
- Betjeningskontorudstyr som kopimaskiner eller faxmaskiner
- Brug specifikke programmer som Microsoft Word , Excel , eller Access
- Giv kundesupport
- Hjælp med kontorregnskab
Mere avancerede kontorassistenter kan være ansvarlige for at drive et kontor, direkte støtte ledere og overvåge andre kontoransatte.Når støtte til ledere eller medarbejdere på højt niveau er mere direkte, kan kontorassistenten betegnes som en administrativ eller udøvende assistent.Hvis kontorassistenten fører tilsyn med andre ansatte, kan han eller hun blive kaldt en kontorchef.
Ofte skal kontorassistenter være "Jack of All Trades" -ansatte.De skal have gode skrivefærdigheder, være villige til at tage ordrer fra andre medarbejdere, være klar til at arbejde i forskellige kapaciteter og har i det mindste have kendskab til viden om typisk kontorsoftware.Arbejdet kan variere fra dag til dag og kan afhænge af de nuværende behov på kontoret.Du indtaster muligvis data en dag, arkiverer den næste og faxer eller sender salgsfremmende materiale på en anden dag.Nogle gange, hvis kontoret er kundeservicebaseret, kan i hvilket omfang du har travlt afhænge af kundetrafik.
En kontorassistent kan have afsluttet certifikatprogrammer gennem handelsskoler eller samfundsskoler.Andre har diplomer i gymnasiet, og få mangler endda det.De vigtigste færdigheder, der er efterspurgt, er evnen til at skrive hurtigt og præcist, gode telefonmanerer, gode menneskers færdigheder og demonstreret evne til at blive organiseret.Andre virksomheder ønsker at sikre dig, at du kan arbejde med Office -software, og nogle virksomheder kræver, at du tager test på en sådan software for at demonstrere kapacitet.
Når kontorassistenter virkelig er direkte assistenter til fagfolk, kan deres job være mere fokuserede.De vil i det væsentlige gøre, hvad kontoropgaver er nødvendige, så den professionelle ikke behøver det.Administrative og udøvende assistenter har en tendens til at have mere erfaring med kontorsoftware og fungerer ofte som Go Betweens for klienter og deres ledere.De kan administrere kontorer og ansætte og brandkontorassistenter, der kan hjælpe dem med deres arbejde med at støtte den professionelle.
Da udtrykket kan betyde så mange ting, kan lønningsinterval også være variabelt.Kontorassistenten med minimale kontorfærdigheder kan muligvis gøre lidt over mindsteløn.Administrative assistenter kan kommandere en højere løn med en gennemsnitlig løn i området $ 30.000 dollar (USD).Mange laver meget mere end dette, afhængigt af deres erfaring og jobansvar.