Hvad gør en kontorvejleder?

Afhængig af typen af kontor kan en kontorvejleder have mange forskellige jobansvar.En kontorvejleder er typisk ansvarlig for at styre andre kontorpersonale samt drive kontoret, herunder opgaver som oprettelse af tidsplaner, ansættelse og uddannelse af nye medarbejdere og vedligeholdelse af kontorartikler og udstyr, blandt andre.Vejleder for et kontor vil typisk rapportere til Upper Management.

En kontorvejleder kan arbejde i ethvert mellemstort til stort kontor med et antal kontoradministrative personale.Han eller hun bliver nødt til at have fremragende organisatoriske færdigheder såvel som evnen til at arbejde godt med andre mennesker og yde kundeservice om nødvendigt.En vejleder skal være i stand til at oprette arbejdsplaner, der tilfredsstiller virksomhedens behov såvel som at tage højde for ansatte, f.eks. Til ferietid eller sygetid.En vejleder kan også være nødt til at planlægge møder eller andre firmaarrangementer samt tage mødeminutter.

Det er vigtigt, at en kontorvejleder kender og forstår alle kontorets funktioner og behov.Han eller hun skal være i stand til at videregive disse oplysninger til andre medarbejdere og forstå, hvor lang tid hver enkelt opgave skal tage.Fordi en kontorvejleder kan blive bedt om at hjælpe ledelsen med at ansætte nye medarbejdere, er det nødvendigt at have en klar idé om de færdigheder, der kræves for at få succes i et bestemt kontormiljø.Det er også nødvendigt at sikre, at jobopgaver ikke duplikeres, og at enhver medarbejder er nødvendig.

På daglig basis skal en vejleder sørge for, at enhver medarbejder opholder sig i opgave og opretholder virksomhedspolitikker for spørgsmål såsom adfærdog påklædningskode.Hvis der opstår problemer mellem medarbejdere eller med klienter eller kunder, skal en vejleder være til rådighed for at hjælpe med at løse problemet.En kontorvejleder skal også vedligeholde udstyret på kontoret, såsom kopimaskiner eller computere, samt holde styr på forsyninger, der skal bestilles.

Andre opgaver kan omfatte bogføring, regnskabsopgaver, vedligeholde et filsystem,Besvarelse af telefoner og modtagelse og afsendelse af kontorpost blandt andet.Hvert kontor kan kræve en anden kombination af opgaver fra deres vejledere og det administrative personale, og en vejleder skal være i stand til at gøre deres job, mens de er en god leder for andre ansatte.Det er vigtigt, at en vejleder kan lytte til de andre medarbejdere bekymringer, ideer og forslag, innovere måder at løse problemer og videregive vigtige bekymringer til øvre ledelse.