Hvad er en hovedbokskontor?

En hovedbokskontor er ansvarlig for at indtaste oplysninger med hovedbøger på vegne af en virksomhed eller organisation.Lover i mange lande kræver, at virksomhedsejere fører detaljerede økonomiske poster over indkomst og udgifter, og disse poster gennemgås, der bruges under skatteforberedelse og virksomhedsrevisioner.Ledger Clerk skal sikre, at økonomiske oplysninger er nøjagtigt registreret, og Companys -bøgerne er afbalanceret dagligt, ugentligt eller månedligt.

Mange virksomheder opretholder separate hovedbøger til forskellige typer udgifter, såsom lønningsliste eller lagerbeholdning.Inden midler deponeres eller trækkes tilbage fra disse konti, kan hovedbokskontoret først bestå alle transaktioner gennem en generel hovedbok.Indskud registreres i hovedbogen og debiteres derefter fra denne konto og omformuleres til den passende underledger.Kontoristen bruger under-Ledger-kontonumre til at spore disse indskud og tilbagetrækninger, men den generelle bogstavbog indeholder detaljer om alle firmaer-debiteringer og kreditter.

I slutningen af hver dag skal Ledgers -afslutningsbalancen afspejle det samlede samlede antal af dagens startbalance plus alle kreditterne og minus alle debiteringerne.Virksomheder kræver typisk, at kontorist skal afbalancere hovedbogen dagligt.Hvis der findes nogen uoverensstemmelser, skal hovedbokskontoret omhyggeligt gennemgå alle transaktioner og kvitteringer for at identificere kilden til problemet.Kontoristen skal rette fejlen og sikre, at slutbalancen er nøjagtig.I nogle nationer er embedsmænd ikke forpligtet til at revidere hovedbøger på daglig basis, men jo hyppigere hovedbøger gennemgås, jo lettere kan embedsmænd registrere og løse problemer.

Ledger Clerks er undertiden ansvarlige for at udarbejde økonomiske rapporter og for at holde præsentationer til virksomhedenDirektører eller ejere.De kan besvare spørgsmål om virksomhederne økonomiske resultater ved at henvise til data indeholdt i hovedbøgerne.Når skattemyndighederne foretager revisioner, er hovedbokskontoret ansvarlig for at besvare revisorens spørgsmål og for at give kopier af kvitteringer og økonomiske oplysninger, som revisorerne anmoder om.

Nogle virksomheder ansætter certificerede offentlige regnskabsfolk til at arbejde som hovedbokskontorer.Disse personer har normalt en collegeeksamen i regnskab, finans eller et beslægtet felt og har licens til at arbejde som regnskabsfolk.Større virksomheder kan ansætte et stort antal embedsmænd til at føre tilsyn med økonomien i forskellige forskellige afdelinger i virksomheden.Små virksomheder ansætter undertiden bogholdere, der ikke har nogen formel regnskabsuddannelse til at arbejde som Ledger Clerks.Disse personer har muligvis ikke college grader, men har normalt en vis erfaring som kontoradministratorer, sekretærer eller kasserer.