Hvad er en administrativ assistent?

En administrativ assistent har mange af de samme opgaver som sekretær, herunder at skrive, arkivere, besvare telefoner og notere på møder.Derudover kan han eller hun også føre tilsyn med logistikken for et kontor, samarbejde med tilsynsførende om vigtige projekter og overvåger sekretærer.Selvom der er lidt formel uddannelse, der kræves for at arbejde i denne position, kan udøvende assistenter eller dem, der arbejder inden for specialiserede felter, have brug for yderligere uddannelse.

Pligter

Pligterne fra en administrativ assistent går ofte langt ud over sekretæropgaver og inkluderer håndtering af logistiske ting til kontoret, som at bestille forsyninger, håndtere mail og papirarbejde, der går ind og ud af virksomheden og koordinere folks tidsplaner.I mange tilfælde er han eller hun en kilde til information med offentligheden, og fungerer som sådan undertiden som selskabet står overfor.Nogle seniorassistenter fører også tilsyn med juniorassistenter eller sekretærer, i hvilket tilfælde de muligvis skal lave periodiske præstationsrapporter eller præsentationer.Mange mennesker i denne position hjælper også med at uddanne nyt personale, især hvis de udfører administrationsopgaver.En administrativ assistent har også brug for en vis praktisk viden, såsom hvordan man arbejder med en række kontorudstyr.

Færdighedssæt

Mennesker, der arbejder i denne position, skal være ekstremt gode med detaljer og i stand til at håndtere mange opgaver samtidig, da de erOfte ansvarlig for flere folks tidsplaner og kan føre tilsyn med fremskridtene med flere projekter på én gang.De skal også være gode med mennesker, da jobbet kræver en masse interaktion med mennesker på kontoret såvel som klienter.At være i stand til at foretage dommeopkald og arbejde uafhængigt er også en vigtig del af jobbet, da den administrative assistent er den person, der sandsynligvis ved, hvilke dokumenter der er vigtige, og som kan kasseres, hvilke e-mails der kan håndteres på kontoretniveau og som skal videresendes til øvre ledelse, og hvordan man arbejder op i kommandokæden for at få tingene gjort.Oven på alt dette skal administrative assistenter være artikuleret, god til at skrive og godt med teknologi, da de ofte kræves for at besvare post, korrekturlæsningsdokumenter og arbejde med databaser.

Specialiteter

Administrative assistenter kan specialisereAfdeling i en organisation, som menneskelige ressourcer eller det, skønt dette er mere almindeligt i større organisationer.Executive administrative assistenter arbejder kun med øvre ledelse i en virksomhed.De kan være ansvarlige for en pulje af mennesker, eller fungerer måske kun med en.I begge tilfælde er assistenten ansvarlig for at kontrollere adgangen til lederne, træffe rejse- og konferenceordninger og interagere med leverandører, ledere fra andre virksomheder og bestyrelsesmedlemmer ud over de almindelige administrative opgaver.Generelt set, jo højere op på udøvelsen, jo flere færdigheder og oplevelse har assistenten behov.

Derudover kan administrative assistenter specialisere sig i visse områder, som medicin eller lov.Ud over de normale opgaver, der er forbundet med denne position, udfører han eller hun også opgaver, der er specifikt relateret til dette felt.For eksempel kan en juridisk assistent også undersøge juridiske præcedens og hjælpe med at forberede orienteringer, mens en medicinsk assistent normalt har brug for at vide om forsikringsfakturering eller laboratorieprocedurer.Nogle mennesker gør også dette job hjemmefra over telefonen og internettet, i hvilket tilfælde de kaldes virtuelle administrative assistenter.

Uddannelse

I mange tilfælde kan en person begynde at arbejde i dette job med en gymnasium og nogle uddannelser i erhvervslivet og computerfærdigheder.For specialiserede stillinger, såsom i et medicinsk eller juridisk kontor, skal hun kende ordforrådet, der er specifikt for denne stilling.Et certifikat fra et træningsprogram, en associeret grad eller certificering gennem en anerkendt organisation kan alle hjælpe, når jegT kommer til at blive ansat eller forfremmet.