Hvad er kontraktstyring?

Udtrykket kontraktstyring bruges typisk i indkøbs- eller indkøbsafdelinger.Som en del af indkøbsafdelingens ansvarsområder forhandler, accepterer, accepterer og underskriver kontrakter med leverandører af varer og tjenester til organisationen.Kontraktadministration er processen med at sikre, at leverandøren hæder deres forhandlede kontraktbetingelser.Selvom indkøbens rolle i forhandlingsprocessen er en væsentlig del af en omkostningsstyringsproces, er kontraktstyring, hvor de faktiske besparelser enten opnås eller glip af.

Effektiv kontraktstyringspraksis resulterer i lavere driftsomkostninger, effektive tjenester og en stærkereForhandlingsposition i løbet af den næste forhandlingsrunde.Kontraktadministration inkluderer at sikre kontraktoverholdelse, der fungerer som den primære kontakt for spørgsmål, der er relateret til service og tvistbilæggelse, samt at styre eventuelle betalinger eller klausuler, der er forhandlet ind i kontrakten.Generelt kan kontraktstyring opdeles i tre hovedområder: tærskler, rabatter og præstationsklausuler.

Tærskel er et udtryk, der bruges til at definere specifikke mål for dollarudgifter, transaktioner eller købte enheder.Disse tærskler er normalt bundet til dollarrabatter på købsprisen og er ofte baseret på antal ordrer modtaget inden for en bestemt periode.Som en del af forhandlingsprocessen bruges tærskler ofte til at kræve endnu dybere rabatter, end leverandøren normalt ville give.Når volumen stiger, har leverandøren motivation og kapacitet til at reducere prisen, når omkostningerne falder.

Rabatter bruges som et belønning eller incitament til leverandøren til at opfylde specifikke mål.For eksempel kan et bageri forhandle om at købe en bestemt mængde mel over en bestemt periode.Eventuelle yderligere, ikke-planlagte anmodninger, der er afsluttet inden for en bestemt periode, er berettigede til en rabat til leverandøren.Fakturaen er for standardbeløbet, men rabatten beregnes og betales tilbage til leverandøren som en belønning for at imødekomme et øjeblikkeligt behov.Denne fleksibilitet findes ofte i tidsfølsomme miljøer, hvor kontrakten er til en standard leveringsplan, men der er behov for yderligere fleksibilitet for at imødekomme forretningskravene.

Performance -klausuler er baseret på målbare genstande, der er kritiske for driften af virksomheden.Almindelige klausuler er baseret på levering inden for en bestemt tidsramme, fakturering inden for et fast datointerval, opfylder benchmarkleveringsdatoer og procentdel af færdiggørelsen til byggeprojekter.Formålet med en præstationsklausul er at opsætte en accepteret målemetode mellem leverandøren og kunden.Disse klausuler er ofte bundet til sanktioner eller belønninger, afhængigt af industrien.

Effektiv kontraktstyring involverer daglig aktivitetssporing, performance management og opfølgning med leverandøren.Kun gennem en aktiv kontraktstyringsproces kan virksomheden kræve eventuelle fordele, der er inkluderet i kontrakten.Disse fordele kan omfatte klausuler med tidlig frigivelse, yderligere betalingsreduktioner og andre sanktioner.